Кто имеет право ставить печать на документах. Печать организации отменили

Ставится ли печать на приказах организации в 2019 году? Рассмотрим правила использования этого реквизита на распорядительных документах.

Читайте в нашей статье:

Нужно ли ставить печать на приказах

Общее правило применения печатей на распоряжениях – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации. Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.

Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от .

Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.

Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:

• (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
• Локальные нормативные акты организации.
• Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
• Акты и гарантийные письма.
• Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
• Архивные справки и копии документов.
• Служебные и командировочные удостоверения .
• Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.

Кто имеет право ставить печать на приказе

Организация вправе установить собственный перечень документов, требующих запечатывания. И следовательно, работодатель может издать приказ о сотрудниках, использующих печать для служебных надобностей. Обычно к ним относятся первые лица организации, руководители структурных подразделений и т.д.

На приказе печать ставит то должностное лицо, которое издает данное распоряжение. Если приказ имеет сферой действия все предприятие – нужна подпись руководителя и штамп организации. А если распоряжение касается конкретного отдела, и у его руководителя есть своя печать – используется именно она.

Какие бывают печати

Перечислим разновидности печатей:

• Гербовые . Их внешний вид регламентируется ГОСТом Р 51511-2001. Гербовые печати применяются в государственных учреждениях и организациях, имеющих право использовать символику Российской Федерации (например, нотариальные конторы).
• Приравненные к гербовым . Такие печати создаются для коммерческих организаций. На них может быть нанесен логотип либо уникальная фирменная эмблема. В любом случае на ней обязательно должны быть указаны ИНН и номер свидетельства о госрегистрации. ИП дополнительно указывает фамилию, имя и отчество, а вот логотип уже не наносится.
• Простые . Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях. Например, это печати для заверения справок, копий и выписок.
• Штампы-реквизиты для однотипных ситуаций , используемые для ускорения и повышения эффективности документооборота. Это адресные, регистрационные, с правами доступа (например, гриф «секретно») и т.д.

Для чего именно нужны печати

Сфера использования печатей регламентируется Единой государственной системой делопроизводства (утверждена ). Реквизит печати подтверждает подлинность того или иного приказа, акта, справки и т.д. Следовательно – ее применение дает документу юридическую силу и доказывает правомерность действий согласно ему.

Место расположения печати

Место для оттиска называется местом расположения. Она ставится в нижней части листа документа, рядом с визой руководителя.

Обратите внимание

Важно, чтобы оттиск не совпал с самой подписью. Допустимо, чтобы печать частично попадала на наименование должности.

В кадровом делопроизводстве принято оставлять на документе специальное место и помечать его аббревиатурой М.П. Это удобный прием, позволяющий избежать порчи документов из-за неправильного размещения оттиска.

Хранение печатей

Печати хранятся у сотрудников, имеющих право применять данный реквизит. Основная круглая печать большую часть времени находится в распоряжении главы организационного отдела. Если руководитель уходит в отпуск или уезжает в командировку, она передается ответственному сотруднику под расписку. Разнообразные простые вспомогательные печати выдаются работникам, которым они необходимы при выполнении служебных обязанностей.

Места хранения печатей зависят от их типа. Основная круглая печать (как и адресный штамп) хранится в невозгораемом опечатываемом сейфе. Вспомогательные штампы достаточно держать в столе, закрываемом на ключ. Учет печатей ведется в специальном журнале.

Правила заверки документов в делопроизводстве

Лучше всего, когда работодатель вводит инструкцию, регламентирующую использование печатей. Сначала устанавливается список документов, заверяемых данным реквизитом. Список не является конечным, в него можно будет внести необходимые изменения. Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях.

Далее разрабатывается инструкция применения печатей. В ней указываются правила проставления, хранения и утилизации штампов, фиксируются правила хранения. Инструкция создается как дополнение к уставу организации либо как отдельный документ.

Обязательна она будет, только если это прямо предусмотрено законом. В остальных случаях организации будут сами определять, использовать им печать или нет. Например, печать будет не обязательна в журнале учета проверок. На акте о несчастном случае на производстве. На судебной доверенности и доверенности на представительство в ходе исполнительного производства. На документах для участия в госзакупках и др.

Примечание : Источник: Федеральный закон № 82-ФЗ

Печать организации когда нужно ставить (документы в ФНС, договора с контрагентами и т.д.)

Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.

Представление документов в ИФНС: когда не надо ставить печать

Если в уставе общества не содержатся сведения о наличии у него печати. То документы, представляемые в ИФНС, могут не содержать оттиск печати.

Примечание : Письмо Минфина РФ в письме от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575 .

Чиновники ссылаются на законы об акционерных обществах. И об обществах с ограниченной ответственностью (ООО). Из которых следует, что использование компанией печати является правом. А не обязанностью. А сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

к меню

Печать организации в договорах с контрагентами нужна или не нужна

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны заверить печать организации договор. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 .

К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве. И договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Потому что об этом сказано в и .

Если же специальных требований к договору в законе или тексте договора нет. Печать можно не проставлять. Потому что суды, например, делают вывод. В общем случае печать компании – это всего лишь дополнительный. А не обязательный реквизит договора. А потому, и без оттиска договор считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной. Поэтому, если в тексте договора о печати нет ни слова. То договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Кто хочет подстраховаться. И желает обязательные печати обеих сторон. То можно прописать в них такую формулировку. «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме. Подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

к меню

Когда печать обязательна

Примечание : Смотрите полный Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации

С 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати , ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

к меню

Печать отменили. Как теперь работать?

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.

Обязательно ли отказываться от печати?

Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.

Чем можно заменить печать?

Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.

Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?

Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати – продавца и покупателя.

А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе . Это удобно – одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Хотя в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.

Нет печати продавца на товарном чеке. Получится ли таким документом подтвердить расходы?

Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.

к меню

Как отказаться от печати организации?

Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.

Если откажемся от печати организации, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, в статью будут внесены изменения.

Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.

к меню

Не будут ли банки требовать печати на документах?

Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

Организации не обязаны ставить печать на декларациях и документах, представляемых в инспекцию

Налоговые инспекторы не вправе отказать организации в приеме документов, ссылаясь на отсутствие в них печати налогоплательщика. Такой вывод следует из письма ФНС России от 05.08.15 № БС-4-17/13706@ . Комментируемое письмо направлено в нижестоящие налоговые органы для использования в работе.

Согласно письма налоговые инспекторы должны принимать представленные налогоплательщиками документы, независимо от того, заверены они печатью или нет.

Данной проблемы (отсутствие печати на декларации, расчете или иных представляемых в инспекцию документах) не существует для организаций, которые сдают через интернет. Ведь им для заверения названных документов достаточно подписать отправляемый файл квалифицированной электронной подписью.

Печать на форме 4-ФСС нужна?

Согласно Информации ФСС от 10.06.2015 отсутствие на расчете по страховым взносам круглой печати организации не может служить основанием для отказа в приеме отчетности. Кроме того, сотрудники ФСС не вправе требовать от организаций заверять печатью исправления в и заявление о зачете (возврате) излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, пеней и штрафов.

к меню

Можно теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Раньше так делать было рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Печать в трудовых книжках больше не обязательна!

Минтруд поставил точку в спорах об использовании печати организации при заполнении трудовых книжек. Теперь заверять записи в трудовой книжке печатью нужно лишь при ее наличии.

Примечание : Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н и Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н.

По новым правилам организации, отказавшиеся от использования печати, должны заверять записи о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнениях только подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Компании, продолжающие использовать печать, должны по-прежнему заверять печатью увольнительные записи.

Кстати, оговорка «при наличии» распространяется и на проставление печати на первом листе трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Заверять оттиском печати приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней тоже больше необязательно.

Примечание : Новый порядок вступает в силу с 27.11.2016 года .

к меню

Если проставление печати в договорах - дело добровольное, то на некоторых других документах ее наличие обязательно.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Отсутствие печати организации, выдавшей доверенность, свидетельствует о недействительности данного документа как не соответствующего требованиям указанного п. 5 ст. 185 ГК РФ (Постановление ФАС Поволжского округа от 28.05.2009 по делу N А49-7388/2006).

Печать потребуется и при открытии лицевого счета. Ведь, прежде чем открыть счет в банке, необходимо представить пакет документов, среди которых - и карточку с образцами подписей и оттиска печати (форма N 0401026 по ОКУД).

При оказании услуг населению организации, осуществляя наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, должны выдать физическому лицу документ на бланке строгой отчетности, приравненный к кассовому чеку. В пп. "и" п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечислены обязательные реквизиты такого документа, среди которых есть и печать организации.

К документам, на которых наличие печати обязательно, относятся отдельные формы первичных документов, приведенные в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Необходимость оттиска печати на них указывается наличием аббревиатуры "М.П.". В частности, реквизит "Место печати" присутствует в следующих унифицированных формах:

Товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

Акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18, утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100);

Товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78);

Акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35, утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 71а);

Актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3, ОС-15 и ОС-16, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);

Путевом листе грузового автомобиля (форма N 4-П, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).

Без печати указанные документы будут составлены с нарушениями. Из вышесказанного следует, что оттиск печати на первичных учетных документах необходим только тогда, когда это прямо предусмотрено бланком унифицированной формы.

Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):

В акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);

Командировочном удостоверении (форма N Т-10).

В командировочном удостоверении печатью заверяется не только подпись руководителя организации, направляющего работника в командировку, но и отметки о прибытии командированного в место командировки и выбытии из него. При отсутствии же печати организации, в которую работники направлены в командировку, налоговики не принимают расходы по данной командировке при исчислении налога на прибыль.

На квитанции к приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) предусмотрен реквизит "М.П. (штампа)". Квитанцию согласно указаниям по ее применению и заполнению надлежит подписывать главному бухгалтеру или лицу, на это уполномоченному, и кассиру. Подписи же заверяются печатью (штампом) кассира. Аналогичное положение предусмотрено и п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18). Как видим, речь в названных руководящих документах идет не о печати юридического лица, а о печати (штампе) кассира.

То, что действующее законодательство РФ не требует проставления печати юридического лица на квитанции к приходному кассовому ордеру, подтвердили и судьи ФАС Восточно-Сибирского округа. Несоответствие оттисков печати на квитанции и печати принявшей деньги организации не ведет к недействительности документа (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.2009 N А33-11360/07-Ф02-7117/08).

Все формы налоговых деклараций, представляемые организациями, должны быть заверены печатью (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 N 104н, пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций, утв. Приказом ФНС России от 15.12.2010 N ММВ-7-3/730@).

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у налогоплательщика (налогового агента) документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). Поскольку в ИФНС России представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Но на практике все же может возникнуть обязанность проставления продавцом оттиска своей печати. Так, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Поэтому при исправлении ошибок, обнаруженных после составления счета-фактуры, выставившая счет-фактуру организация, в том числе и налоговый агент, должна заверить их подписью руководителя (уполномоченного в установленном порядке лица) и печатью (Письмо ФНС России от 12.08.2009 N ШС-22-3/634@).

Требование о проставлении оттиска печати организации в трудовых книжках закреплено, как было сказано выше, в Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу этого листа предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой "М.П.". При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью кадровой службы. Аббревиатура "М.П." использована и на первом листе вкладыша в трудовую книжку (форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утв. упомянутым Постановлением Правительства РФ N 225, их же образцы - Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н).

Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п. 2.3 Инструкции). Например, самый распространенный случай: работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, его печатью и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой. Причем эти копии должны быть заверены надлежащим образом.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (действует в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423)) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Упомянутый ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись: ниже реквизита "подпись" проставляется надпись "Верно"; далее указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его личная подпись, делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия), указывается дата заверения и проставляется печать.

Все юридические лица, казалось бы, должны иметь в наличии печать. Однако ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не обязывают их к этому. Но такое требование все же предусмотрено нормами специальных законов:

Для акционерных обществ - п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах";

Для обществ с ограниченной ответственностью - п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";

Для унитарных предприятий - п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях";

Для некоммерческих организаций - ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";

Для жилищных накопительных кооперативов - п. 8 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2004 N 215-ФЗ "О жилищных накопительных кооперативах".

При этом указанные юридические лица вправе иметь штампы со своим наименованием.

Примечание. Региональные законодательства продолжительное время еще сохраняли разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации предприятий в г. Москве, утв. Постановлением Правительства Москвы от 17.09.1991 N 97). Этот порядок существовал в городе до 1997 г.

Как видим, об обязательности наличия печати на законодательном уровне не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Какой должна быть печать для документов, читайте в статье.

Вопрос: Просим помочь по следующему вопросу. В нашей организации два вида печатей-одна основная, оттиск которой отражен в банковской карточке предприятия, и другая, в которой указано "для документов", но приведены все реквизиты организации, позволяющие индентифицировать нас, контрагента. Можем ли мы на договорах с контрагентами, актах сверок, товарных накладных пользоваться этой печатью?

Ответ: Все печати организации делятся на основные («гербовые» - т. е. содержащие все необходимые реквизиты и используемые для заверений документов от имени юридического лица, и дополнительные печати отделов и служб, содержащие дополнительные реквизиты (при наличии основных) и используемые при заверении документов этих отделов.

ООО и АО вправе самостоятельно решать, будет у организации печать или нет. В таблице приведены все ситуации, когда нужна или нет печать.

При этом если законодательством и установленными формами предусмотрено заверение подписи в первичных документах печатью организации, то заверять ее печатью отделов и служб, в том числе и печатью «для документов» нельзя (Письмо Минфина России от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397), несмотря на то, что в такой печати могут содержаться основные реквизиты организации. Иное, с учетом такой позиции Минфина РФ, может вызвать претензии проверяющих органов.

Договоры с контрагентами могут вообще обойтись без печати (если сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями, или этого прямо не требует закон (пункт 1 статьи 160 ГК РФ). Поэтому если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, то можно либо вообще печать не проставлять, либо проставить печать «для документов» (поскольку печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора, поэтому и без оттиска, и со специальной, а не гербовой печатью соглашение все равно считается заключенным).

Однако если в договоре стороны согласуют вопрос проставления печати, она обязательно должна быть гербовой.

Акт сверки с контрагентом составляется в свободной форме, соответственно, там также можно либо вообще обойтись без печати, либо проставить не гербовую, а печать «для документов».

При этом следует учесть, что с 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу . Однако если организация не отказалась от печати, на ТОРГ-12 должна стоять круглая «гербовая» печать, печать для документов в этом случае не допустима.

Обоснование

Из пункта 5 статьи 2 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества*. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

Из справочной информации: Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ . В редакцию Системы Главбух уже приходят вопросы, как теперь работать без печатей. Ответы читайте в этом спецобзоре.*

Обязательно ли отказываться от печати?

Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.*

Чем можно заменить печать?

Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.*

Как отказаться от печати?

Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.*

Если мы откажемся от печати, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание - если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, Система Главбух вас об этом предупредит. Следите за новостями .

Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2

Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.*

Не будут ли банки требовать печати на документах?

Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

А можно ли теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Пока так делать рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Из ситуации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Обязательно ли ставить печать на первичных документах

Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому печать на документе проставьте:

• если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
• если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
• при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.

Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице .

В договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Еще один момент. С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вообще могут не иметь печатей. Так предусмотрено статьями и Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.*

Требования к печати на накладной

Какая печать должна стоять в товарной накладной № ТОРГ-12 ? Многие поставщики ставят печать «Для документов». Верно ли это?

Круглая печать организации должна содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на его местонахождение. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ ( «Об акционерных обществах», Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Таким образом, действующее законодательство не содержит запретов по вопросу возможности внесения в печать дополнительных реквизитов.

На каких документах обязательно нужна печать компании, а когда без нее вполне можно обойтись

Договоры с контрагентами

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует изпункта 1 статьи 160 ГК РФ.

К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве и договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Это установлено в статьях и ГК РФ.

Ну а если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, печать можно не проставлять. Согласны с такими доводами и судьи. Примеры тому - постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 марта 2009 г. по делу № А52-3612/2008 , ФАС Северо-Кавказского округа от 5 декабря 2012 г. № А32-37081/2011 и ФАС Поволжского округа от 10 августа 2012 г. № А12-16523/2011 . В них судьи сделали вывод: в общем случае печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора. А значит, и без оттиска соглашение считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной.

Так что если ваш контрагент передал вам договор без печати, не спешите возвращать его обратно. Сперва внимательно изучите текст соглашения. Если о печати в нем нет ни слова, то договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Ну а если вы все-таки хотите, чтобы в соглашениях с контрагентами обязательно стояли печати обеих сторон, достаточно прописать в них, к примеру, такую формулировку: «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

Первичные документы

Среди обязательных реквизитов первички, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, печати компании нет. Но это не значит, что на всех первичных документах можно обойтись без оттиска. Давайте разбираться подробнее.

Итак, с 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати, ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

- Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?
- Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12 , который утвержденпостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати - продавца и покупателя.
А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе УПД. Это удобно - одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Напомню: рекомендованная форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Однако в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички. Ну и данные по НДС, если компания использует УПД со статусом 1 (в качестве и первички, и счета-фактуры).

Но если у вас есть возможность ставить печать с полным наименованием компании на УПД, удобнее это делать. Тогда не придется вручную заполнять строку или .

Налоговые декларации

В своих разъяснениях чиновники не раз подчеркивали, что не примут налоговую декларацию на бумаге без печати компании. Представители Минфина России в очередной раз подтвердили это в письме от 1 февраля 2013 г. № 03-02-07/1/2031 .

Дело в том, что на титульных листах всех форм налоговой отчетности предусмотрено место для печати. Поэтому проставить печать на бумажных декларациях придется. Иначе проверяющие не примут отчет. Об этом сказано в пункте 28 Административного регламента ФНС России, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н .

Ну а без печати на бумажном бланке контролеры посчитают, что декларацию компания не сдала. И оштрафуют ее по пункту 1 статьи 119 НК РФ.

Так что если вы готовитесь сдать отчетность на бумаге, заранее побеспокойтесь о том, чтобы заверить ее основной печатью компании. Только ставьте оттиск в строго отведенном для этого месте с обозначением «М.П.». Проштамповывать все страницы отчетности не нужно.

Подпись и печать (а также гриф утверждения документа) являются основными реквизитами, относящимися к составу удостоверения документа, т.е. обеспечивают его юридическую силу . Оттиск печати действительно заверяет подлинность подписи должностного лица организации (того, кто имеет право от имени юридического лица осуществлять организационно-распорядительную и финансово-хозяйственную деятельность). Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати.

Технически оттиск печати проставляется на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее. В настоящее время не рекомендуется захватывать оттиском печати часть личной подписи (личного росчерка) должностного лица. Но юридический смысл проставления оттиска печати остается прежним: должностное лицо, чей личный росчерк (подпись) оформлен на данном документе, действительно занимает эту должность в организации, наименование которой вырезано на печати, и имеет право подписывать данный документ . В некоторых случаях для проставления оттиска печати на листе бумаги выделяется специальная площадь, которая обозначается как «МП» («место печати»).

«Лучшие практики» организаций рекомендуют разрабатывать отдельное положение о печатях и штампах, в котором должны быть установлены виды применяемых печатей, порядок их учета, выдачи и т.п. Организация имеет одну «главную» печать и может иметь печати специального назначения :

• печати структурных подразделений с обозначением их наименований, включая филиалы и удаленные структурные подразделения;
• печати с обозначением конкретной цели их применения для удостоверения подписей («Для договоров»; «Для договоров возмездного оказания услуг»; «Для счетов-фактур» и т.п.). Иногда на печати указывается ее номер, например, «Для договоров № 3», если изготовлены три печати для удостоверения договоров, которые применяются в трех структурных подразделениях, должностные лица которых на основании доверенностей имеют право заключать договоры конкретной разновидности от имени всего юридического лица.

В качестве приложения к положению о печатях и штампах , а лучше - в качестве самостоятельного классификатора , подлежащего утверждению приказом первого руководителя организации, рекомендуется разрабатывать перечень документов, которые подлежат удостоверению оттиском печати организации («главной» или основной печати) . В этот перечень (классификатор) обычно включаются:

• акты об исполнении договоров (сдачи-приемки работ; оказания услуг);
• доверенности (генеральные, специальные и разовые, так называемые «бухгалтерские» на получение товарно-материальных ценностей);
• договоры (практически все основные виды - трудовые, о материальной ответственности, аренде, производстве работ и т.п. Исключение могут составлять клиентские договоры о предоставлении услуг широкому кругу потребителей, которые заключаются в рамках регламентов оказания тех или иных потребительских услуг и имеют массовый характер);
• задания (технические);
• заявки на участие в конкурсах и тендерах;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода топлива и горюче-смазочных материалов, которые утверждаются приказами руководителя организации;
• карточка образцов подписей и оттиска печати;
• представления и ходатайства в вышестоящие организации, уполномоченные государственные органы и органы местного самоуправления;
• письма гарантийные;
• поручения (прежде всего платежные);
• положения о филиалах и представительствах;
• положения о структурных подразделениях;
• протоколы разногласий (в процессе исполнения договоров);
• сметы расходов;
• справки по личному составу (о месте работы, размере заработной платы, о доходах формы 2-НДФЛ);
• спецификации на продукцию;
• тарифы на оказываемые услуги;
• учредительные документы, уставы и изменения к ним;
• штатные расписания.

Разработка конкретного перечня (классификатора) имеет важное значение в связи с регламентацией применения видов электронных подписей в организации, т.к. усиленная квалифицированная подпись заменяет в том числе и оттиск «главной» (основной) печати.

Заметьте, что речь идет об удостоверении оттиском печати видов документов, т.е. печать ставится на документ, созданный юридическим лицом. А вот вопрос о том, кто из должностных лиц имеет право подписывать эти виды документов, решается путем делегирования полномочий . Оно фиксируется в:

• уставе организации: в нем закрепляется факт того, что организация имеет печать с изображением своего наименования и (или) других реквизитов, которые конкретно перечисляются;
• приказе о распределении полномочий (ответственности) между руководством (руководителями) организации, в котором на самом первом уровне устанавливаются и делегируются полномочия подписания тех или иных документов первым руководителем организации и его заместителями;
• положении о системе делегирования полномочий, в котором подробно разрабатываются и перечисляются вопросы, находящиеся в зонах ответственности руководителя, его заместителей, главного бухгалтера и других «главных» специалистов (например, руководителя контрольного управления, который является «главным контролером», ответственных за работу с обращениями граждан, за претензионную работу с клиентами и т.п.) с указанием видов документов по каждому вопросу, право подписания которых делегируется соответствующему заместителю или сотруднику;
• положении о структурных подразделениях при условии делегирования полномочий подписания документов руководителям этих подразделений;
• положении о должностях, служебных должностных регламентах или должностных инструкциях, в которых также закрепляются делегированные права подписания документов;
• конкретных регламентах, инструкциях и других технологических и иных документах. В них устанавливаются процессы, виды и разновидности документов, обеспечивающие конкретные процессы, права по подписанию этих документов и удостоверению их оттисками печатей определенного вида; именно на этом уровне осуществляется конкретная регламентация применения печатей специального назначения ;
• доверенностях, в которых подтверждаются (передаются поверенному) права на подписание документов (например, по новому Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ руководитель может делегировать право подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности главному бухгалтеру организации).

Допустим, в положении о системе делегирования полномочий и в должностной инструкции заместителя главного бухгалтера по налоговой отчетности зафиксировано его право подписывать справки о доходах сотрудников организации (форма 2-НДФЛ). Поэтому на данном документе будет проставлен оттиск «главной» печати организации, подтверждающий подпись (делегированное право подписания) заместителя главного бухгалтера.

Итак, при анализе юридической силы документа в случае сомнения в его подлинности, а также в случаях проверок и ревизий проверяется прежде всего право подписания документа на основе организационных и распорядительных документов, обеспечивающих систему делегирования полномочий, а не просто оттиск печати.