Пребывание делегации. Разработка программы пребывания иностранной делегации

Программу пребывания иностранной делегации обычно составляет лицо, ответственное за организацию ее приема. Однако зачастую (особенно если главный «ответственный» занимает достаточно высокую должность или загружен более важными проблемами) всю «черновую» работу поручают вести… В общем, вы уже догадались, кому. Как известно, именно секретарь чаще всего является одним из главных организаторов всевозможных мероприятий, и вряд ли такое значимое событие, как приезд иностранной делегации, пройдет без его активного участия.

Необходимо помнить, что программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Другими словами, это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии.

Строго говоря, необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну официальную - для руководства, гостей изза рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. В данном документе должны быть по дням и часам расписаны все «этапы» пребывания гостей в нашей стране. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом.

Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в каждом из входящих в программу мероприятий. Поэтому ее еще называют рабочей программой. В этом документе, являющимся расширенным вариантом официальной программы, должна быть подробно расписана следующая информация:

Лица, встречающие членов иностранной делегации после приезда (прилета) и провожающие их;

Дата, день недели, время начала и место проведения каждого мероприятия;

Ответственное за данное мероприятие лицо (лица);

Количество приглашенных лиц и участников каждого мероприятия;

Места питания членов иностранной делегации и сопровождающих лиц;

Вопросы транспортного и бытового обслуживания;

Организация культурной программы;

Вопросы, связанные с работой переводчика (если кто­то из сопровождающих лиц владеет необходимым иностранным языком, то, возможно, присутствие переводчика не является обязательным на всех мероприятиях), и т.д.

В зависимости от вида деятельности конкретной принимающей организации, планируемых к обсуждению или подписанию документов и множества других факторов в рабочую программу могут быть включены некоторые «специфические» мероприятия (например, посещение филиалов организации и т.п.).

Приведем пример приказа об утверждении общей программы пребывания иностранной делегации.

ООО «Лютик» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Лютик»

И.И. Иванов

ПРОГРАММА

18.06.2009 № 1

пребывания иностранной делегации из Великобритании

Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске.

Цель приезда делегации: проведение переговоров _____________________________________. Срок пребывания - 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.

Ответственный за прием иностранной делегации - Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию:

Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О.

Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:

Дата, день недели		Мероприятие	Ответственные лица
понедельник		Встреча в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.
	Размещение в гостинице «Европа»
	Обед в ресторане гостиницы «Европа»
	Экскурсия по г. Минску	Эшмакунова О.О.
	Официальный ужин с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П.
			Славиков С.С.
	Посещение производственных подразделений ООО «Лютик»	Славиков С.С.
	Переговоры	Петров П.П.
	Обед в ресторане «Журавинка»	Эшмакунова О.О.
	Продолжение переговоров	Петров П.П
	Концерт во Дворце Республики	Эшмакунова О.О.
		Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»	Славиков С.С.
	Завершение переговоров. Подписание итоговых документов	Петров П.П
	Фуршет в офисе ООО «Лютик»	Эшмакунова О.О.
	Свободное время
	Официальный обед с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П
	Проводы в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.

Ответственный за организацию приема

иностранной делегации Петров П.П. Петров

Прием гостей – дело всегда хлопотное. Особенно если гости - серьезные деловые люди, потенциальные партнеры по бизнесу. И от того, какой прием им будет оказан, зависит многое.

Целью визита представителей других фирм может быть выяснение возможностей установления контактов; проведение переговоров; подписание документов; организация семинаров, ярмарок, выставок и т.д.

Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства, с точки зрения протокола - самые существенные моменты, которые определяют уровень делегации и особенности ее приема. Другими словами, форма приема делегации зависит от цели визита делегации и статуса ее главы.

Разработка программы пребывания. До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах:

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Встреча делегации требует от принимающей стороны проработки, прежде всего таких вопросов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Обеспечение транспортом;

Размещение в гостинице и т.д.

Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.

В случае если глава делегации пребывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения.

Для того чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для вашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня необходимо оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел.

Делегации, пребывающие с краткосрочным визитом на два-три дня, лучше принимать в течение рабочей недели, но не в субботы и воскресенья, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни.

Вечерние прогулки по западным столицам обычно приятны, что не всегда скажешь о прогулках по нашим городам. Поэтому, приглашая иностранцев в свой город, желательно продумать, чем их занять по вечерам.

Вместе с тем при составлении программы внимание принимающей организации, конечно, должно быть сосредоточено на основной цели визита делегации. Самое главное в программе – это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, а с другой – носить познавательный характер.

Порядок встречи делегации. Итак, программа составлена, пора встречать делегацию. Здесь тоже следует иметь ввиду необходимость соблюдения некоторых протокольных правил.

Глава встречающей делегации по статусу должен соответствовать главе делегации пребывающей. Другими словами, если прибывает глава фирмы, то его соответственно должен встречать глава принимающей фирмы.

Глава принимающей делегации обычно прибывает на встречу в сопровождении 2-3 человек. Если гостя сопровождает супруга, то и глава принимающей фирмы должен быть с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, затем он представляет супругу.

Вторым представляется гость – глава делегации – и представляет свою супругу.

Затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников – членов делегации – в соответствии со статусом (по нисходящей). Если среди встречающих есть дамы, то их представляют в первую очередь.

Затем глава прибывающей делегации таким же образом представляет своих коллег.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны вручает цветы всем дамам, входящим в состав делегации (цветы должны быть упакованы в целлофан).

Очевидно, что теплая встреча – важный элемент во взаимоотношениях между людьми, который способствует созданию дружеской атмосферы в процессе работы. Поэтому гостей должен встретить, приветствовать на торжественном приеме и проводить глава фирмы. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники предприятия.

Итак, после взаимных представлений и приветствий хозяева и гости рассаживаются по автомобилям и отправляются в гостиницу, в которой забронированы номера. В международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные (рис. 2).

Рис. 2. Размещение пассажиров в машине

3 – переводчик

Первым почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля. Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место.

Если гость прибыл с супругой, то расположение пассажиров выглядит иначе (рис. 3).

Рис. 3. Размещение в машинах делегации, прибывшей с супругами

1 – глава иностранной делегации; 2 – глава встречающей делегации;

3 – переводчик; 1* – супруга главы иностранной делегации; 2* – супруга главы нашей делегации; 3* - переводчик.

Многоместные машины также предполагают своеобразное расположение пассажиров (рис. 4).

Рис. 4. Размещение пассажиров в многоместной машине

Если в автомобиле нужно разместить еще одного пассажира, ему предлагают занять место между двумя пассажирами, занимающими почетные места (рис. 5).

Рис. 5. Размещение третьего пассажира в машине

В многоместной машине с откидными сиденьями места распределяются так, как показано на рис. 6.

При следовании на какие-либо церемонии в автомашине, как правило, занимают только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще один пассажир, то он занимает, либо откидное сиденье, либо место между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте во время движения и при выходе (рис. 7).

Рис. 6. Рис. 7.

Расположение пассажиров при следовании на приемы

Если условия не позволяют подать автомашину правой стороной к тротуару, пассажиры входят в нее через левую дверцу. По прибытии автомобиль паркуется таким образом, чтобы выйти из него можно было с правой стороны.

В том случае, когда в качестве транспорта используется такси, предложение почетному гостю сесть на переднее место рядом с водителем считается нарушением протокола. Если же в качестве транспорта используется личный автомобиль, а водитель – встречающий член делегации, тогда самым почетным для гостей местом будет место рядом с ним. Перед тем как гости сядут в автомобиль или захотят выйти из него, необходимо открыть дверцу автомобиля, а затем закрыть ее. Эту обязанность могут выполнять члены встречающей делегации (а также водитель, переводчик, один из сопровождающих лиц).

Заказывая для гостей места в гостинице, следует заранее поинтересоваться, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. Необходимо также заблаговременно решить вопрос о том, кто будет платить за номера – приглашающая сторона или гости. Это касается и приобретения билетов в увеселительные заведения, если в гостинице существует этот вид услуг.

Теперь как вежливые хозяева, вы должны убедиться в том, что размещение гостей проходит в соответствии с намеченным планом. Как сделать это в наиболее тактичной форме?

Оставить гостей у входа в гостиницу невежливо – ведь у них могут возникнуть какие-то вопросы при оформлении документов.

Провожать гостей до их номеров тоже неудобно, поскольку, таким образом, вы вынуждаете гостеприимных людей пригласить вас на чашечку чая или кофе, а они в данный момент совершенно не готовы.

Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с ними о визите вежливости (протокольном визите).

Визит вежливости принимающей стороне. Прежде чем приступить к деловой части визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является своего рода ответным жестом вежливости прибывшего гостя. Необходимость совершения протокольного визита объясняется тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания и внести какие-либо коррективы в нее, если это необходимо.

Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи предоставляется гостям. Обычно такие встречи происходят в помещении принимающей организации.

В назначенное время гостя в вестибюле встречает секретарь или помощник, который проводит его к руководителю учреждения. Руководство принимающей организации может само встречать гостей только в исключительных случаях, когда приезжают особо почетные гости.

В кабинете руководителя желательно иметь специально отведенные для приема гостей места: диван и мягкие кресла вокруг журнального столика. Почетным местом для гостя считается диван. Принимающий садится в кресло с левой стороны от дивана, так чтобы гость оказался по правую руку. Если же гость и принимающее лицо вместе садятся на диван, гость опять-таки должен оказаться по правую руку от хозяина (рис. 8).

Рис. 8. Правила рассадки гостя и хозяина в кабинете

Гость садится только после того, как сел руководитель принимающей организации (хозяин кабинета). Если гость прибыл с дамой, самое почетное место по правую руку от хозяина кабинета должно быть предоставлено даме, а второе почетное место – по леву руку от хозяина кабинета – гостю. Не следует принимать гостей, сидя за письменным столом или во главе стола, а также усаживать гостей напротив окон, которые выходят на солнечную сторону улицы. Это создает атмосферу определенного неравенства сторон и может быть расценено как проявление неуважения.

Поскольку протокольный визит длиться 20-30 минут, уже через 5-7 минут может быть подано угощенье: чай, кофе, фрукты, конфеты, печенье и т.д. Спиртные напитки не подаются.

Инициатива ведения беседы принадлежит принимающей стороне.

Когда уйти с приема, решают гости. Знаком окончания аудиенции может послужить и длинная пауза в беседе. После окончания визита принимающая сторона провожает гостей до коридора, лифта или лестничной площадки. Следующая их встреча состоится за столом переговоров.

Протокольные правила ведения переговоров. Деловой протокол – это совокупность правил и традиций, регулирующих порядок совершения официальных процедур.

Переговоры нужны, прежде всего, для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять взаимовыгодное решение. При подготовке и проведении переговоров встает целый ряд проблем протокольного характера, от правильного решения которых в значительной мере зависят как успешный ход самих переговоров, так и будущее принятых на них договоров.

Процесс переговоров, как известно, имеет три основных стадии:

Подготовка к переговорам;

Процесс ведения переговоров;

Анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

Необходимость решения протокольных вопросов возникает в основном на первой стадии – в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение и т.д.

Формирование делегации предполагает определение количества ее членов и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников учреждения, которые будут участвовать в переговорах и вести переговоры. Эти сотрудники станут членами делегации. При формировании делегации на двусторонних переговорах, как правило, исходят из принципа примерного равенства их численного состава. Принцип равенства соблюдают и на уровне представительства на переговорах.

Язык, на котором планируется проведение переговоров, определяется по договоренности сторон. Им может быть язык как одной из сторон, так и третьей стороны.

Определение места и времени проведения переговоров. Место и время встреч определяется по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой стороне своего предложения о месте и времени встречи. В особенности это касается инициатора встречи: хотя он может сообщить об удобных для него времени и месте встречи, окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашенной стороной.

В случае изменения времени переговоров или переноса их на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем, чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т.д.

Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях. На столах не должно находиться никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, пепельницы (если в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (обязательно перевернутые). Бутылки ставятся группами по длине стола. Если нет минеральной воды – поставьте графины с кипяченой водой, но обязательно положите туда кубики льда. На столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола их ставят в центре или по краям стола. Согласно действующему у нас правилу употребление спиртных напитков «на нашей территории» не рекомендуется. Если встреча проходит у иностранцев и вам будет предложено выпить, отказываться нельзя, да и не зачем: иностранцы никогда не предложат «пить до дна». Во время беседы могут подаваться чай или кофе. Об этом надо позаботиться. Они должны быть поданы красиво. Необходимо иметь пару сервизов для представительства. В первую очередь надо поинтересоваться у дам, что они будут пить, и обслужить дам, независимо от их статуса в делегации (стенографистка, переводчица). Нет необходимости обильно угощать во время беседы – для этого будет прием. Надо сделать так, чтобы в поле зрения руководителей были часы, поскольку впрямую смотреть на часы не рекомендуется. В крайнем случае, можно снять часы и положить их рядом с собой. Максимальное время беседы – 2,5 часа. Нельзя затягивать беседу – лучше разбить ее на этапы.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда или в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Эту роль может исполнить работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Принимающая делегация в полном составе должна находиться в этом помещении.

Если переговоры идут в течение продолжительного времени, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощать гостей в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности, угощение подают в помещении, где ведутся переговоры. Угощение подают персонально только главам делегаций.

Участники рассаживаются за столом переговоров в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц. Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики – сбоку), далее за столом располагаются остальные члены делегаций в соответствии с их служебным положением (рис. 9).

ГД Остальные члены делегации (по рангам)

Рис. 9. Рассадка делегации за столом переговоров

ГД – глава делегации; П – переводчик

Чаще используется второй вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее за столом располагаются члены делегаций в соответствии сих служебным положением (рис. 10).

Члены делегации ГД П Члены делегации

Члены делегации П ГД Члены делегации

Рис. 10. Рассадка за столом членов делегации

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди (по алфавиту) или же на первом заседании председательствует хозяин, а далее главы фирм (по алфавиту).

Наконец, еще один вариант рассадки – когда за столом сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в форме «бублика», поскольку участвуют много сторон, и за обычным круглым столом всем сесть невозможно (рис. 11).

Члены делегаций

Члены делегаций Члены делегаций

Рис. 11. Рассадка членов делегации за круглым столом

Ведение беседы.

Регистрация

Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».

Свои паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течение трех дней, исключая праздничные и выходные дни.

От регистрации освобождаются:

лица, имеющие дипломатические паспорта, и члены их семей;

лица, имеющие паспорта ООН, и члены их семей;

лица, прибывшие на срок до трех суток, не считая праздничных и выходных дней;

лица, не достигшие 18-летнего возраста;

лица, следующие транзитом через территорию РФ;

иностранные туристы, совершающие круизы.

Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более трех месяцев.

Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:

встреча (в аэропорту или на вокзале);

размещение (в гостинице или загородной резиденции;

деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);

приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);

культурная программа (посещение театра, музея, картин­ной галереи);

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель. При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2-3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость - глава иностранной делегации и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны пред­ставляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин пред­ставляют первыми.

Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:

Если используется личный автомобиль, а водитель – член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;

Если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сидении справа по ходу движения, на котором располагается глава иност­ранной делегации. Рядом с ним слева - глава принимаю­щей стороны. Если в машину должен сесть еще один пасса­жир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сидении рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.

Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита не более 30 минут. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение - чай, кофе, фрукты. Вино не подается. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу - максимум на 15 минут с возможным сокращением продолжительности встречи).

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:

Главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;

Главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг дру­га, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее - члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Главы делегаций председательствуют по очереди по алфави­ту, или на первом заседании хозяин, потом - по алфавиту.

Пребывание иностранной делегации, как правило, не превы­шает двух-трех дней.

Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече только в обратном порядке.

Лучше вести переговоры, чем не вести их. Восточная мудрость

Глупые ссорятся, а умные договариваются. Русская пословица

Переговоры становятся частью нашей повседневной жизни. Этого требуют такие появившиеся в российской жизни ре­алии, как многопартийность в политике и рыночные отношения в экономике. Сегодня все чаще приходится прибегать к перего­ворам, поскольку каждый человек хочет участвовать в приня­тии решений, которые затрагивают его интересы. Все меньше и меньше людей соглашается с навязанными кем-то решениями, будь то в деловой сфере, политике или семейных отношениях. Уже сегодня большинство решений достигается путем переговоров, на которые возлагают определенные надежды, справед­ливо полагая, что они должны:

привести к разумному соглашению, если таковое возможно;

улучшить или по крайней мере не испортить отношений.

Современные средства связи позволяют решать многие деловые вопросы, не встречаясь со своими партнерами. Но они эффективны только тогда, когда уже достигнуто взаимопонима­ние и согласованы основные условия сотрудничества.

В решении принципиальных вопросов главную роль играют личные контакты. Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных перегово­ров с заранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.

«ПРОГРАММА ПРЕБЫВАНИЯ ДЕЛЕГАЦИИ» по дисциплине: «Деловой протокол»

Программа

Приезд делегации из Италии по установлению торговых отношений с фирмой «Красотка». Делегация представляет фирму «AVON». На протяжении 2 – ух лет фирмы поддерживают дружеские отношения, цель приезда этой делегации – заключить договор по продаже косметики марки «AVON», которые будут выпускаться на наших заводах, и распространяться по территории Украины.

Цель нашей делегации:

1. Достойно встретить делегацию из Италии, удобно разместить делегацию, выразить благодарность делегации за приезд.

2. Показать офисы нашей фирмы, а также провести выезд делегации на завод в городе Вишнёвое, находящийся в 15 км. от Киева.

3. Путешествие по культурным памятникам Киева.

4. Заключение договора и согласование условий договора, обсуждение требований нашей стороны.

5. Проводы делегации.

Состав делегации от фирмы « Opel »:

Ганн Мюллер – торговый представитель фирмы «AVON» в Украине.

Фридрих Шиллер – руководитель отдела закупок

Макс Бонн – заместитель директора фирмы « Opel »

Луиза Моне - переводчик

Срок пребывания делегации – 4 дней

Ответственные за приём делегации: Соловьёв А. Н. , Смирнов Н. П. ,

Фёдорова С. В, Овчаренко И. А.

Менеджер по работе с зарубежными партнёрами – Стрельцов Виктор Алексеевич. Тел +380 509869756

Директор фирмы - Смирнов Николай Петрович. Тел +380 994526741

Менеджер по продажам - Овчаренко Ирина Александровна.

Тел +380 952019653

Гид – переводчик – Фёдорова Светлана Викторовна. Тел +380 508635725

Дата Время Мероприятие Ответственный

8:00 Встреча делегации в Смирнов Н. В.

Аэропорту

16.10 9:00 Размещение делегации Смирнов Н. В.

в гостинице «Украина»

13:00 Гости приглашаются в Фёдорова С. В.

ресторан, где будет высказана

благодарность по поводу приезда

делегации

16:00 Ознакомительная поездка Фёдорова С. В.

по городу.

20:00 Прибытие в гостиницу. Фёдорова С. В.

21:00 Ужин в ресторане. Фёдорова С. В.

Освещение программы на Стрельцов В. А.

следующие дни. Соловьёв А. Н.

17.10 9:00 Завтрак в гостинице

10:30 Выезд из гостиницы Овчаренко И. А.

на автомобилях (5 машин)

11:00 -16:00 Посещение офисов Овчаренко И. А.

фирмы « Автодель», выезд делегации Стрельцов В. А.

на завод в городе Вишнёвое, путешествие Соловьёв А. Н.

по культурным памятникам Киева. Смирнов Н. В.

Фёдорова С. В.

16:30 Возвращение в гостиницу. Отдых. Овчаренко И. А.

Стрельцов В. А.

Соловьёв А. Н.

Смирнов Н. В.

19:00 Ужин в ресторане « Дубы Колдуны» Фёдорова С. В.

Посещение театра. Стрельцов В. А.

18.10 9:00 Завтрак в гостинице

10:30 Выезд из гостиницы Соловьёв А. Н.

11:00 Прибытие на офис. Торжественное открытие Стрельцов В. А.

переговоров. Выгода от сотрудничества Смирнов Н. П.

для обеих сторон соглашения. Овчаренко И. А. Предъявление и согласование требований сторон. Фёдорова С. В.

14:00 Обед в ресторане или кафе. Стрельцов В. А.

Смирнов Н. П.

Овчаренко И. А.

Фёдорова С. В.

15:30 Продолжение переговоров. Все те же

18:30 Возвращение в гостиницу. Овчаренко И. А.

Отдых. Фёдорова С. В.

20:00 Вечерний ужин. Шоу – программа. Смирнов Н. П.

Обсуждение переговоров. Фёдорова С. В.

Стрельцов В. А.

19.10

8:00 Завтрак в гостинице.

9:00 Выезд из гостиницы. Поездка по городу. Фёдорова С. В.

Покупка сувениров. Свободное время. Стрельцов В. А.

Прогулки. Соловьёв А. Н

13:00 Обед в кафе. Те же.

14:00 Поездка в офис Смирнов Н. П.

и продолжение переговоров. Стрельцов В. А.

Овчаренко И. А.

Фёдорова С. В.

16:00 Торжественное подписание контрактов. Те же.

17:00 – 23:00 Возвращение в гостиницу. Отдых.

Празднование заключения контракта в ресторане.

Салют. Шоу – программа. Поздравление. Вручение

подарков.

Все представители фирмы «Красотка»

20.10

11:00 Завтрак в гостинице. Отдых.

13:00 Обед в ресторане. Фёдорова С. В.

Поездка в гостиницу. Овчаренко И. А.

16:00 Проводы в аэропорту.

Обмен благодарностями, сувенирами,

приглашениями. Все представители фирмы «Красотка»

Расчёт расходов.

1. Встреча в аэропорту, размещение в гостинице на 4 дня.

9600 грн.

2. Обеды и ужины в ресторанах, кафе. 11400 грн.

3. Поездки (по городу, заказ автомобилей). 3000 грн.

4. Шоу – программы, салют, подарки. 8000 грн.

5. Посещение театра. 700 грн.

Общая сумма: 33700 грн.

«ПРОГРАММА ПРЕБЫВАНИЯ ДЕЛЕГАЦИИ» по дисциплине: «Деловой протокол» - 5.0 out of 5 based on 1 vote