9.2. Принципы и методика автоматизации управленческого учета Организационные и технические условия для совершенствования информационного обеспечения системы управленческого учета строительной организации необходимо создать путем внедрения современных программных

22. Задачи и функции управленческого учета Задачами управленческого учета являются: – формирование полной и достоверной информации о финансовом и имущественном положении предприятия в оперативном режиме;– контроль наличия, движения и эффективного использования

33. Характеристики финансового и управленческого учета Финансовый учет и, особенно, публичная финансовая отчетность регламентируются международными и национальными стандартами, обеспечивающими интересы внешних пользователей (корреспондентов)

5.1. Задачи управленческого учета 5.1.1. Учет данных о персонале Информацию о работнике можно рассматривать с двух сторон:? информация о работнике как о физическом лице;? информация о работнике с точки зрения выполнения им служебных обязанностей.Данные о работнике как о

6.1. Принципы построения торговой системы Торговать системно, зная, что ты делаешь, почему и для чего, – гораздо эффективнее, чем по принципу «угадал – не угадал», по наитию. Если у вас нет торговой системы, ее обязательно нужно создать, подробно описать и протестировать. И

Принципы построения бизнес-карт Для визуализации залоговых процедур можно использовать программы Microsoft Office Visio либо Business Studio 4.0. Способов графического построения карт множество. Наиболее распространены горизонтальный и вертикальный тип (рис. 2.10–2.11). Прежде чем

Назначение: программный продукт «БИТ:Строительство » - специализированное решение для заказчиков и подрядчиков строительства, предназначенное для автоматизации планово-учетных функций.

Программа «БИТ:Строительство» имеет модульную архитектуру.

Состав модулей программы:

• Подрядчик (входит в основную поставку программы)
• Заказчика строительства;
• Снабжение и склад;
• Продажа квартир;
• Автотранспорт;
• Казначейство и бюджетирование;
• Управленческий учет.

Ключевые возможности конфигурации «БИТ:Строительство»

• Оперативный, управленческий и регламентированный учет в единой базе данных с разграничением прав доступа пользователей
• Расширение функционала системы за счет активации модулей. Клиент благодаря модульной архитектуре программы получает дополнительный функционал по отдельным участкам учета в строительных компаниях:
• Ведение пообъектного учета;
• Оперативный и регламентированный учет заказчика: возможности для учета и анализа затрат заказчика, учета платежей инвесторов и т.д.;
• Складской учет: формирование заявок на материалы, списание материалов, учет спецодежды и инвентаризация;
• Продажа объектов строительства: квартирография, резервирование объектов, учет договоров и платежей по ним;
• Отражение работы автотранспорта: путевые листы, учет рабочего времени водителей, ГСМ и многое другое;
• Автоматизация бюджетирования (БДДС, БДР, ББЛ), план-фактный анализ, прогнозирование будущего финансового состояния компании;
• Управленческий учет.

Конкурентные преимущества системы «БИТ:Строительство»

Гибкое ценообразование - лучшее предложение в каждом сегменте. Модульная архитектура - возможность поэтапного внедрения. Модули можно активировать по мере возникновения потребностей. Богатый функционал - консолидирован 7 летний опыт по автоматизации учета в строительных компаний различных типов и масштабов.

БИТ:Строительство.Продажа недвижимости – один из модулей программы БИТ:Строительство . Программа ориентирована на менеджеров отделов продаж недвижимости строительных и девелоперских компаний. Модуль применяется совместно с модулем «Заказчик».

Использование модуля помогает:

• Консолидировать необходимую информацию об объектах и помещениях – тип, секция, этаж и т. д.
• Быстро подбирать объекты недвижимости к потребностям клиента;
• Управлять клиентской базой, фиксировать все этапы работы и договоренности с клиентом;
• Автоматически формировать график платежей;
• Вести корректный учет договоров и платежей.

Основной функционал модуля "Продажа недвижимости"

• Единая база для хранения информации по всем объектам недвижимости с разделением на различные типы: загородная, жилая, коммерческая недвижимость и т.д.
• Автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера по продаже недвижимости, с помощью которого повышается эффективность управления всеми сделками сотрудника;
• Управление клиентской базой: ведение событийности по клиентам, оповещение менеджера по датам звонка, выполнению задач по сделкам, прикрепление договоров на бронирование, предоплату, продажу квартир, помещений и т.п.;
• Визуализированная квартирограмма (шахматка) со статусами объектов, включая резервирование;
• Отражение актуальных цен на квартиры;
• Система быстрого подбора квартир, недвижимости под потребности клиента: близость к метро, район, этажность, площадь, цена и т.п.
• Формирование графиков платежей всего в несколько кликов;
• Отчетность и многое другое.

Управление сделками по продаже недвижимости более эффективно посредством:

• Удобного и простого интерфейса;
• Ведения событий прямо в АРМ (менеджер видит всех своих текущих клиентов и может оперативно управлять информацией по каждой сделке);
• Мгновенного доступа к базе объектов недвижимости для продажи с возможностью положить квартиру в «корзину»;
• Удобного механизма поиска и просмотра задач;
• Документа «Договор реализации недвижимости», который может фиксировать все этапы работы с клиентом, в том числе формировать графики платежей;
• Нелинейной схемы продажи, дающей необходимую гибкость системе при ведении сделки;
• Интеграции с системой учета на платформе 1С:Предприятие 8 , что позволяет вести корректный учет взаиморасчетов с контрагентами.

Каждая отрасль имеет свою специфику, которую обязательно нужно учитывать при организации учета. Строительная деятельность отличается от большинства других составом бюджетных статей и их сметным характером. Есть и другие важные нюансы планирования. Рассмотрим, какие особенности финансового управления оказывают влияние на ведение и организацию управленческого учета в строительных компаниях.

Что собой представляет управленческий учет

Управленческий учет – это системная деятельность по всестороннему анализу (измерению, обобщению, истолкованию и т.п.) различных производственных показателей, оказывающих влияние на принятие решений по управлению.

Управленческий учет существует наряду с бухгалтерским, напрямую связан с ним. Бухучет является фундаментом и информационной платформой для показателей управленческого учета.

В зависимости от того, какие именно показатели изучаются, управленческий учет можно подразделить на:

• производственный;
• учет по местам возникновения затрат;
• учет фактических затрат (вычисление себестоимости).

На что направлен управленческий учет

Цель управленческого учета – обеспечить руководство информацией, на основе которой будут приниматься решения. В рамках поставленной цели эта деятельность призвана выполнять следующие задачи:

• составление производственного бюджета;
• планирование деятельности организации (ресурсные, бюджетные планы);
• повышение эффективности бизнес-затрат;
• минимизация финансовых рисков;
• контроль денежной составляющей;
• анализ и коррекция выбранной стратегии управления.

Специфика строительной отрасли с точки зрения управленческого учета

Для строительства как деятельности характерен ряд специфических нюансов, которые обуславливают повышенный финансовый риск при реализации проектов в этой сфере. Управленческий учет позволяет значительно уменьшать степень риска, если он организован и ведется на основе принятых во внимание отраслевых факторов.

1. Зависимость от государства. Строительство, как никакая другая сфера, во многом подчиняется государственной «машине», в первую очередь, в получении разрешительных документов, согласовании, оформлении и т.п. Расходы на эти действия трудно запланировать заранее.
2. Длинный инвестиционный цикл. Стройка – дело небыстрое. От начала воплощения проекта до его завершения (принятия комиссией готового здания) может пройти несколько лет, иногда и десятилетие, а за это время положение на рынке может существенно перемениться.
3. Каждый проект – единственный. Да, существуют типовые сооружения, но даже их нужно адаптировать под определенную местность, учитывать и другие уникальные нюансы.
4. Проектно-сметный характер деятельности. Финансовое планирование опирается на ранее составленную смету, от которой зависит эффективность проекта.
5. Своеобразная управленческая структура. Большая часть отечественных строительных организаций функционирует в виде холдингов, объединяющих в себе некоторые производства, компанию-подрядчика, проектное бюро, инвестиционную компанию и др. Иногда над этой структурой существует отдельная управляющая компания, в ряде случаев ее функции выполняет инвестор.
6. Человеческий фактор. К сожалению, следует отметить, что нередко персонал и управляющие строительными компаниями плохо приемлют нововведения в области методик управления, информационных систем, что может затруднять внедрение эффективного управленческого учета.

НАПРИМЕР. Строительная фирма возводит многоквартирный дом, жилье в котором планируется реализовать. Чем ближе завершение стройки, тем выше цена квартир. В готовом и принятом доме они будут стоить значительно дороже, чем на начальном этапе строительства. Поэтому трудно соотнести план строительства с планом реализации квартир. Нужно вести учет таким образом, чтобы на каждом этапе продавать столько квартир, учитывая меняющуюся цену, чтобы иметь возможность как минимум финансирования данного этапа строительных работ.

Методики управленческого учета

В настоящее время разработано несколько информационных систем управленческого учета, которые по-разному подходят к бюджетированию:

• «Директ-костинг» обобщает прямые затраты отдельно по каждому строительному объекту, а косвенные затраты списывает на уменьшение операционной прибыли, демонстрируя взаимосвязь между прибылью строительной организации, объемом ее производства и понесенными затратами;
• «Стандарт-кост» предлагает разработать по каждой статье расходов определенные показатели нормы, учитывая фактические затраты и регистриуя отклонения от обозначенных норм;
• CVP-анализ (от англ. «costs-volumе –profit» – «затраты-объем-прибыль») – регистрирует взаимосвязь издержек, реализационных цен, производственной деятельности и итогового финансового результата.

Данные методики применяются в строительстве в интеграции. Особенно важно использование «Стандарт-кост», поскольку проектно-этапный характер данного производства предусматривает достижение конкретных нормированных показателей – строительных стандартов.

К СВЕДЕНИЮ! Знаменитое «правило Гантта» гласит, что расходы, превышающие нормы, не должны включаться в затратные счета, а относиться на тех лиц, кто за них ответственен.

Отечественные сложности внедрения управленческого учета

Главная причина, по которой более 2/3 руководителей компаний принимает управленческие решения большей частью интуитивно, – отсутствие понимания необходимости такого учета. Кроме этого, можно выделить еще ряд препон, стоящих на пути эффективного бюджетирования в строительной отрасли:

• неоперативность существующей отчетности – из-за запаздывания учетной документации информация в ней часто становится неактуальной;
• безадресность – затраты группируются не по центрам финансовой ответственности, а просто поэлементно, то есть часто неясно, к какому из строительных подразделений относится та или иная группа бюджетных элементов;
• отсутствие мотивации экономить – снижение издержек не является привлекательным для руководства, внутренняя отчетность весьма несовершенна;
• ряд нерешенных проблем учета – так, например, аналитический учет значительной части отрасли – незавершенного строительства – практически не ведется.

Основные принципы организации управленческого учета в строительстве

Принимая во внимание специфику строительной отрасли и объективные трудности внедрения управленческого учета, особенно автоматизированного, можно обобщить рекомендации для строительных компаний, которые стремятся ввести у себя эффективный управленческий учет:

1. Опора на бухгалтерский учет (с принятыми на предприятии планом счетов, привычными формами отчетности, общепринятой двойной записью «дебет-кредит» и т.п.).
2. Достижение максимальной оперативности и фактического отображения финансов в соответствующей документации.
3. Приоритетность экономической реальности над документальным проведением.
4. Максимальное отделение прямых затрат от косвенных расходов на уровне «первички».
5. Совмещение всех статей бюджета (активов, пассивов, оборотов).
6. Учитывая проектно-сметный характер бюджетирования строительной организации, дополнительно:

• прямые расходы учитываются отдельно по строительным объектам;
• амортизация строительной техники и механизмов списывается в зависимости от объема работ на конкретных объектах;
• накладные расходы распределять по объектам по единому выбранному методу (наиболее целесообразно соотносить их с заработной платой рабочих);
• принять определенные нормы для распределения накладных расходов в обозначенной пропорции (коммерческие, общехозяйственные, общепроизводственные);
• включать в стоимость основных активов затраты на транспорт, материальные запасы, складирование и пр.

Данные управленческого учета имеют значение не только для бухгалтерии, но и для всей политики менеджмента строительной организации. На их основе могут быть сформированы общепонятные формы финансовой отчетности, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках и др. Результативность данного вида учета позволит вывести управление компанией на качественно новый уровень – интегрированный, который увязывает учет с каждым этапом строительной деятельности и помогает достигать запланированного результата, в первую очередь, финансового.

Для принятия решений собственникам и руководителям компании нужны не только данные бухгалтерской и налоговой отчетности. Расскажем, как поставить и вести управленческий учет в строительной компании.

Для постановки управленческого учета нужно сразу определить перечень отчетности - управленческий баланс, ведомость взаиморасчетов и т. д. Исходя из этого, будет легче организовать систему учета. Не путайте его с бухгалтерским учетом - у них разные цели. Управленческий учет ведется параллельно.

• Важная статья:

Пользователи отчетности - руководители и собственники компании. Для них важно видеть динамику бизнеса, а не конечные цифры, как в бухучете.

Инструменты управленческого учета

Управленческий учет должен содержать оперативную информацию об операциях с активами компании. То есть о действиях с активами или бездействии сотрудников. Для этого нужно настроить бухгалтерскую программу под нужды организации. Вести управленческий учет в Excel на основе данных бухучета не нужно.

Это нарушает основной принцип управленческого учета - оперативность данных. Если же вы продолжаете вести управленческий учет в Excel, значит, у вас много свободного времени.

Инструментами управленческого учета будут:

• план счетов, адаптированный к требованиям конкретной компании;
• аналитика из бухгалтерии (например, Организация/ Контрагент/Договор/Документ расчетов);
• учетные регистры (оборотно-сальдовая ведомость, ведомость движения денежных средств и т. д.).

Настроить управленческий учет не так сложно, как кажется. Все формы отчетности будут типовыми, например в программе 1С. Для их настройки потребуется изменить базовые параметры группировки, сортировки и отображения элементов. Это позволит вести управленческий учет на основе типовых операций бухучета.

То есть кассовых, банковских операций, взаиморасчетов, начисления зарплаты, прихода, перемещения, списания активов и т. д. При этом удобнее использовать именно типовые операции. Так вы сможете на любую дату быстро подготовить управленческую отчетность.

Главный итоговый документ управленческого учета - управленческий баланс. Универсального перечня его статей не существует. В каждой компании собственники и топ-менеджеры ставят свои требования к содержанию отчетности. Образец управленческого баланса.

Управленческий баланс дает структуру, исходя из которой мы можем выстраивать корпоративную систему учета. То есть каждая статья баланса содержит накопительный регистр данных. Например, ведомость полученных кредитов и ведомость начисленных процентов по полученным кредитам.

Образец. Управленческий баланс

Контроль над деньгами

Основной регистр управленческого учета - это ведомость движения денежных средств. В ней указываются совокупные данные об остатках и обороту денег в наличной и безналичной формах. Дальше - аналитическая часть, которая составляется по формату: Операция/Статья расходов/Форма оплаты/Расчетный документ.

Информация из этого отчета дает возможность точно знать, какими суммами располагает компания. Следующий шаг - организовать расчеты с контрагентами. Это нужно, чтобы можно было разобраться, кто кому должен.

Образец. Ведомость движения денежных средств за март

Пример. Как организовать учет долгов

Сумма строительной сметы по договору подряда (цена договора) - 1 000 000 руб. В договоре установлено, что аванс засчитывается пропорционально выполненным работам. Также договор содержит гарантийное удержание - 5 процентов от цены договора.

Заказчик перечислил аванс - 300 000 руб. и получил закрытый акт на 200 000 руб. При зачете аванса из 300 000 руб., которые перечислил заказчик, к сумме в 200 000 руб. относится только 60 000 руб. (200 000: 1 000 000 × 300 000).

Еще 5 процентов от аванса, который приходится на стоимость выполненных работ, заказчик может удержать по условиям договора. Это - 10 000 руб. (200 000 ₽ × 5%).

Образец. Ведомость по расчетам с заказчиками (покупателями)

Значит, из 200 000 руб. нужно вычесть 60 000 руб. и 10 000 руб. Получится, что за выполненные работы заказчик должен еще 130 000 руб. (200 000 - 60 000 - 10 000). Для правильного зачета бухгалтерских данных недостаточно. Поэтому они должны содержаться в управленческом учете (см. таблицу выше).

Таким образом, управленческий учет позволяет осуществлять финансовое планирование. Информация показывает, от кого компания может получить деньги сегодня, завтра, через месяц.

Учет движения материалов

После того как вы наладили учет взаиморасчетов с контрагентами, можно переходить к учету движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Основная задача на этом участке - выстроить архитектуру номенклатуры.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 «Материалы», ведомость по движению товаров на складе несут в себе достаточно учетной информации. Но с точки зрения складского учета. А у собственников и директора требования другие. Их не интересует, на каком складе лежит мешок с цементом и какой марки.

Для них интерес представляет оборот агрегированных показателей. Например, сколько запасов у компании всего. Или сколько тонн цемента пошло на конкретный объект. Для этих целей и нужно выстроить уровневую архитектуру справочников номенклатуры (см. выше).

В зависимости от видов номенклатуры количество подгрупп может меняться.

Таким образом, решается проблема управленческого учета материально-производственных запасов. Многочисленные наименования формируют группы и подгруппы. В результате итоговый отчет о запасах или затратах занимает не 100 листов, а помещается на одном листе А4.

Таблица. Иерархия номенклатурных групп

Финансовый результат

Последнее звено - определение финансового результата. Здесь нужно учесть особенности строительства. Это - обязательность смет. Все взаиморасчеты происходят по сметам. Затем - продолжительность строительного цикла, который может составлять как один месяц, так и пять лет. Кроме того, уникальность строительных проектов.

На основе этих условий нужно выстроить порядок определения доходов и расходов и порядок учета финансовых результатов.

В зависимости от деятельности строительной компании можно выбрать два метода учета доходов и расходов: по отдельным выполненным работам или по объектам строительства.

При планировании сумма доходов учитывается как стоимость сметы. Согласно смете, определяются и расходы.

Чтобы видеть реальную картину, учет доходов и расходов в управленческом учете нужно вести кассовым методом. В состав доходов войдут реально полученные деньги, в состав расходов - группы затрат.

Данные управленческого учета позволят сопоставить доходы с расходами и определить прибыль. А также вовремя увидеть опасность превышения расходов над доходами и не допустить убытков.