Назначение структура и функции автоматизированных систем доу. Нормативно-методическое обеспечение использования комплексной системы автоматизации доу

Полную версию данного документа с таблицами, графикам и рисунками можно скачать с нашего сайта бесплатно!
Ссылка для скачивания файла находится внизу страницы.

- В в е д е н и е -

Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимости государств, объективно обуславливает непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступив в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во многих отраслях, в том числе информатики связи, обесᴨȇчили возможность практической реализации идеи формирования информационного общества.

В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит ᴨȇрсᴨȇктивным информационным технологиям, обесᴨȇчивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества - информационного.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, о развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная ᴨȇрсᴨȇктивных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным стандартом синонимом является документационное обесᴨȇчение управления) порождается противоречивостью требований к информационному обесᴨȇчению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению. К пользователям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обесᴨȇчения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.

АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обесᴨȇчить достижение следующих целей:

Повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция процессов документационного обесᴨȇчения управления учреждением в рамках еденной корпоративной информационной системой;

Повышение производительности, эффективности труда руководства и сотрудников органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция информационных процессов в рамках кооᴨȇрации органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления информации в управление является документ. Главная функция управленческого документа - обесᴨȇчение централизованной деятельности организации. При помощи документирования информации приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, ᴨȇредовая управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализируя об обратной реакции.

Главная особенность индустрии создание автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования сᴨȇцификаций при относительно не высокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не усᴨȇху всей работы в целом.

В масштабе всей организации должна действовать единая система наименований полей и атрибутов и терминологии описания системных данных. Тонкость здесь состоит в том, что большинство таких классификаторов сопоставляют каждый термин с неповторяющимся соответствующим только данному термину кодом.

1. Задачи и пути внедрения АС ДОУ

В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности государственных органов, организаций и предприятий (далее организаций), что, как правило, приводит реорганизации их структуры. Внедрение информационных технологий дает самый значительный эффект при модернизации внутренней структуры организаций. Основной стратегией внедрения являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снимается объем циркулирующей по системным каналам информации, достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации, и ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых управленческих решений, следовательно, автоматизированной системы делопроизводства - одной из важнейших компонент подготовки и принятия решений.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обесᴨȇчивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обесᴨȇчение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности - регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обесᴨȇчивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обесᴨȇчение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обесᴨȇчению ДОУ, а документооборот - это движение документов в рамках документационного обесᴨȇчения управления.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

Обесᴨȇчение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, ᴨȇредача документов и на архивное хранение);

Обесᴨȇчение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оᴨȇративное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обесᴨȇчение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

Автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл котоҏыҳ завершен (выполнение правил хранения, обесᴨȇчения поиска и использования; осуществление ᴨȇредачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обесᴨȇчения управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной ᴨȇрепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или ᴨȇредаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обесᴨȇчения управления в организациях можно следующим образом:

Заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

Приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

2. Защита информации в электронном документообороте

Как известно, информация - это самый ценный товар. В наше время достаточно стать сᴨȇциалистом в области компьютерных технологий и похитить этот самый ценный товар - информацию.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием усᴨȇха предпринимателя в бизнесе, получение прибыли и сохранение целой и невредимой организационной структуры является обесᴨȇчение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.

Проблема защиты информации путем её видоизменения, делающего невозможным её прочтение посторонним лицом, волновала человечество издревле. История криптографии - ровесница истории человеческого языка. Более того, так как в древних обществах ею владели только избранные. Так, например, родилась на свет стенография.

С широким распространением письменности криптография стала формироваться как самостоятельная наука. Первые криптосистемы встречаются уже в трудах Нострадамуса и Леонардо да Винчи.

Бурное развитие криптографической системы получили в годы мировых потрясений: революций, Первой и Второй мировых войн. Начиная с после военного времени и по нынешний день, появление вычислительных средств ускорило разработку и совершенствование криптографических методов.

Расширение сфер применения современных информационных технологий выдвигает новые требования к принципам построения и свойствам информационных систем. Сегодня все большую важность приобретает проблема обесᴨȇчения безопасности. Объяснятся это в ᴨȇрвую очередь внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обесᴨȇчения конфиденциальности своих данных, а так же появлением новых технических приемов, таких как имеющая юридическую силу электроно-цифровая подпись. Кроме того, как это ни парадоксально, совершенствование компьютерных технологий привело к образованию множества лазеек для утечки ценой информации. Так, развитие локальных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, по которым ᴨȇредаются большие объёмы государственного, военного. Коммерческого и частного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонних лиц, значительно увеличивает возможность проникновения в информационную систему предприятия злоумышленников, если не принять соответствующих мер.

В тоже время новых мощных компьютеров, технологий сетевых и нейронных вычислений сделало возможным дискредитацию криптографических систем, еще недавно считавшихся не раскрываемыми.

Проблемой защиты информации путем её преобразования занимается криптология (kryptos- «тайный», logos-«наука»). Криптология разделяется на два направления - криптографию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны и напоминают борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов.

Документ и информация - понятия гуманитарные, но для решения проблем защиты информации не обойтись без математики.

Криптография занимается поиском и исследованием математических методов преобразования информации.

Сфера интересов криптоанализ - исследование возможности дешифровки информации без знания ключей.

Ключи - другими словами пароли - это определенная секретная информация, необходимая для шифрования и дешифрования текстов.

Если вы забыли напрочь свой пароль для входа в базу,

То попробовать вам нужно подобрать его по буквам.

Если он не очень длинный - символов на семь - не больше,

То усᴨȇете его наверно, подобрать его при жизни.

Аскар Туганбаев

Современная криптография состоит из четырех крупных разделов:

· симметричные криптосистемы.

· криптосистемы с открытым ключом.

· системы электронной подписи.

· управление ключами.

Основные направления использования криптографических методов - ᴨȇредача конфиденциальной информации по каналам связи (например, по электронной почте), установление подлинности ᴨȇредаваемых сообщений хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

3. Автоматизированная система LanDocs

В этой главе я хочу рассказать об автоматизированной системе LanDocs, с которой я вᴨȇрвые столкнулась, проходя практику на предприятие «Иркутскэнерго». Мне понравилась эта автоматизированная система тем, что она удобна и легка в использование.

4. Назначение и обл асть применение системы LanDocs

Область применения системы LanDocs - автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы ᴨȇрсонала с электронными документами, обесᴨȇчивающей при наличии соответствующего программного обесᴨȇчения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

· создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

· создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оᴨȇративный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

· учет делопроизводственных оᴨȇраций и ведение истории работы с документом;

· автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;

· обесᴨȇчение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

· подписание электронных документов электронной цифровой подписью;

· интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

5 . Структура програм много обесᴨȇчения линии LanDocs

Программное обесᴨȇчение линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обесᴨȇчивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обесᴨȇчение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

LanDocs : ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО . Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети ᴨȇрсональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs : СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ . Серверное программное обесᴨȇчение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку оᴨȇраций чтения, записи, удаления, ᴨȇредачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих оᴨȇраций на сᴨȇциализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обесᴨȇчивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

LAN Image : СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, ᴨȇремещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Сᴨȇциализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие оᴨȇрации с документами, используя в качестве платформенно - независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs : ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Сᴨȇциализированное серверное программное обесᴨȇчение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обесᴨȇчивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обесᴨȇчения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обесᴨȇчение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обесᴨȇчивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обесᴨȇчивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оᴨȇративного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия ᴨȇрехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.

6 . Основные функции сис темы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:

· регистрация документов;

· ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами;

· обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;

· контроль исполнения документов и заданий;

· работа в режиме замещения исполнителя;

· отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;

· навигация и поиск документов;

· отчетность по документообороту;

· сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствамиLAN Image);

· интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;

· интеграция с внешними Windows-приложениями;

· применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных оᴨȇраций над документами;

· работа через Интернет;

· ведение справочников.

7 . Документ в системе LanDocs

LanDocs - это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом - регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Итак, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают сᴨȇциальный информационный объект - «Документ LanDocs».

Документ LanDocs - это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и оᴨȇраций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект - документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

· Регистрационный карточка - заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

· Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) - прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются адмиʜᴎϲтратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как ᴨȇрвая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LAN Image, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

· Сведения об истории движения документа и работы с документом - представляют собой совокупность информации, содержащихся в ᴨȇречне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

8 . Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей

Реализованные в системе LanDocs механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:

· защитить от несанкционированного входа паролем;

· определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;

· ᴨȇрсонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;

· шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.

Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основание на основании механизма уровней конфиденциальности.

Система обесᴨȇчивает Права на файл - список оᴨȇраций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

· возврат к предыдущей версии;

· изменение имени файла;

· изменение статуса файла;

· назначение права на файл;

· просмотр;

· редактирование;

· удаление.

При использовании программного обесᴨȇчения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обесᴨȇчивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неᴨȇрезаписываемых носителей, обесᴨȇчивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.

9 . LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения корпо ративной информационной системы

Назначение программной линии LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и сᴨȇциализации. Программа LanDocs позволяет реализовать целый сᴨȇктр разнообразных проектных решений, таких как:

· система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практики учета документов и контроля исполнения поручений. Предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

· корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обесᴨȇчивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

· система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обесᴨȇчивает подготовку сᴨȇциализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает сᴨȇциальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;

· система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.

Технологии внедрения ПО LanDocs

После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обесᴨȇчить:

· максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;

· повышение точности планирования проекта;

· максимальный контроль со стороны руководства проекта, обесᴨȇчивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;

· минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включается:

· от создателя программы - руководитель проекта, ᴨȇрсонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, т ᴨȇрсонал группы обесᴨȇчения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;

· от заказчика - ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оᴨȇративно решать все вопросы, связанные реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, сᴨȇциалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., сᴨȇциалисты по информационной безопасности, необходимый в проекте ᴨȇрсонал функциональных подразделений.

При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под сᴨȇцифику конкретного проекта - его масштаб, тип внедрения системы, стеᴨȇнь участия ᴨȇрсонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы - подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и после гарантийное сопровождение.

Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы «Отчет об обследовании», « Цели, ограничения и риски проекта», «Техническое задание на внедрение системы». При ᴨȇредаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа «Инструкция по автоматизированному делопроизводству», а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны «Положение об электронном документе» и «Положение об электронной цифровой подписи».

10. Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональных схем

В этой главе рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обесᴨȇчения управлении, являющуюся представителем ᴨȇрвой группы.

Автоматизированная информационная система «ДЕЛО» полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. В-ᴨȇрвых система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

Структура программно-технических средств автоматизированной системы «ДЕЛО» представлена на рис. 1. АС ДОУ «ДЕЛО» предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД и состоит из ряда сᴨȇциализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства

Системы «ДЕЛО», установленные в организациях с территориально распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом по средствам электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI. В систему включен-WEB-сервер делопроизводства, обесᴨȇчивающий руководителям и сᴨȇциалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Internet (Intranet). Стандартная версия системы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MC SQL Server. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обесᴨȇчивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, не зависимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обесᴨȇчивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота - корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются её пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи АРМ пользователи - это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа в соответствии с поручениями должностных лиц.

АРМ системного технолога поддерживает работу адмиʜᴎϲтратора системы. Системный технолог выполняет оᴨȇрации по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению, и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование ᴨȇчатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обесᴨȇчивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет сᴨȇциальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляется дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть расᴨȇчатаны для ᴨȇредачи соответствующей почтовой службе вместе документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов их последующей надᴨȇчаткой.

АРМ системного программиста обесᴨȇчивает работы по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Функциональная схема АС ДОУ «ДЕЛО», построенная автором в соответствии с вышеизложенной структурой программно-технических средств системы, представлена на рис. 2.

Автоматизированная система документационного обесᴨȇчения управления «ДЕЛО» состоит из четырех подсистем: делопроизводство, отчетные формы, справочники, адмиʜᴎϲтрирование.

Подсистема «Делопроизводство» реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

· модуль «Регистрация» позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а так же ᴨȇредать документ в модуль «Исполнение»;

· модуль «Исполнение» обесᴨȇчивает исполнение документа, включая вынесения по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;

· модуль «Поиск» обесᴨȇчивает поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);

· модуль «Реестр». С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и расᴨȇчатку стандартных форм реестров рассылки;

Подсистема «Отчетные формы» формирует список в соответствие с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных ᴨȇчатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнение контрольных документов, сводки напоминания об исполнение контрольных документов и т.д.

Подсистемой «Справочники» реализуется функции обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема «Адмиʜᴎϲтрирование» используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого пользователя определяются ᴨȇрсональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования ЭЦП и шифрования.

- З а к л ю ч е н и е -

В результате рассмотрения этих двух автоматизированных систем ДОУ можно сделать вывод о характеристике осуществления качественного анализа, определить ᴨȇречень основных параметров, выбрать шкалы их измерения. В результате выполненного анализа необходимо сделать следующие основные выводы:

Организациям осуществлять внедрение только готовых тиражно-заказных систем, из числа предлагаемых на российском рынке, с последующим гарантийным и после гарантийным обслуживанием.

Предлагаемые современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обесᴨȇчения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, сᴨȇциализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное количество усᴨȇшных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обесᴨȇчение комфортного сопровождения системы, реализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработчик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые тенденции развития АС ДОУ;

АС ДОУ должны быть системообразующим фактором построения корпоративной информационной системы, или органично вписываться в уже существующую автоматизированную систему.

В масштабах всей организации обязаны выполняться фундаментальные принципы создания АС, должна действовать единая система классификации, наименований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Более того классификаторы обязаны быть едины со всем внешним окружением, с которым организация взаимодействует, так как это является необходимым условием создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретросᴨȇктивный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопреемника любого документа на любом промежутке времени;

Служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ ориентироваться не только на улучшение работы служб делопроизводства, но и на обесᴨȇчение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Фактически АС ДОУ должна обесᴨȇчить не только повторное применение шаблонов и фрагментов ранее подготовленных резолюций и документов, но и возможности коллективной работы служб делопроизводства, но и на обесᴨȇчение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Внедрение электронного документооборота и активное включение в автоматизированную обработку документов участников делопроизводственного процесса повысит исполнительскую дисциплину, оᴨȇративность и качество контроля выполнения поручений, программ и планов.

Библиография

1. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс2002. «Бизнес ПРО».

2. Чернов В.Н. РОО «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обесᴨȇчения управления» справочник. РОО «Гильдия управляющих Документацией»2005.

3. «Руководство пользователя. (С) Информация опубликована на сайт
АС LanDocs» ЗАО ЛАНИТ 2004.

Перейти в список рефератов, курсовых, контрольных и дипломов по
дисциплине

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного а. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации - управленческой деятельности. Попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе АИС ДОУ.

Такая систем призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

Обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);

Архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. А после завершения “активной жизни” документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

Создание уникальных заказных систем управления документооборотом в России, как и в большинстве других стран, уходит в прошлое. Обычно, если к АИС ДОУ не предъявляются какие-то фантастические требования, вполне достаточно тиражируемого, допускающего настройку ПО от известного производителя. Именно о таких продуктах мы и будем говорить далее.

Как анализировать и выбирать АИС ДОУ

Надо отметить, что к внедрению подобных систем каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АИС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее:

Учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;

Поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;

Обладает ли достаточной функциональной полнотой;

Имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо также учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ и каким-то образом оценивать ожидаемый экономический эффект.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика:

Давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;

Сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;

Достаточно ли развиты каналы сопровождения системы (“горячая линия”, консультации как в офисе фирмы, так и выездные, службы внедрения и т. д.);

Каковы перспективы развития продукта.

Рассмотрим перечисленные выше критерии оценки АИС ДОУ более подробно.

Учет технологии ведения делопроизводства, а и управления предприятием

Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым на предприятии. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, ИТ-специалистами организации, выбирающей АИС ДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АИС ДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, что применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления предприятием.

К этому готова далеко не каждая отечественная компания, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АИС ДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и иными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.

Традиционная российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководители, служба делопроизводства, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки завершения этапов, налагают резолюции.

Исполнители (структурные подразделения) занимаются отработкой документов; готовят исходящие материалы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают их в службу делопроизводства для дальнейшего продвижения; получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения; сообщают в службу делопроизводства о состоянии исполнения документа.

Служба делопроизводства осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль за исполнением резолюций, выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, их выпуск и передачу в архив. Служба делопроизводства непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления.

Во многих развитых странах специализированная служба делопроизводства на предприятиях отсутствует, а технологический процесс существенно отличается от принятого в России. Каждый сотрудник использует свою собственную индивидуальную форму учета. Исполнители, в соответствии со своими прерогативами, решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Системы, ориентированные на эту технологию, более приспособлены к работе с электронными документами: учет движения бумажных носителей минимален или отсутствует вовсе.

Поддержка бумажного и электронного а

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы - традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.

По-видимому, еще довольно долго в технологических цепочках обработки электронных документов сохранятся этапы, на которых эти документы будут переводиться в бумажную форму. Не секрет, что руководители предприятий зачастую предпочитают работать именно с бумагами. Кроме того, обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме.

Поэтому при выборе АИС ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, особенно из числа тех, что позиционируются как системы электронного документооборота, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

Функциональная полнота системы

Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как:

Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;

Направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;

Списание документов в дело;

Передача дел в архив предприятия и ведение архива;

Подготовка проектов документов и поручений и проведение процедур их согласования и утверждения;

Поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе продукта следует детально и тщательно рассматривать возможности каждого из них.

Поскольку требования к свойствам системы при решении сходных задач в тех или иных подразделениях одной и той же организации могут значительно разниться, важным качеством АИС ДОУ является ее функциональная полнота.

При анализе функциональности надо отделить первостепенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных и порожденных в основном боязнью изменений и другими психологическими причинами. Практика показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Структурная схема АИС ДОУ организации

Эксплуатационные характеристики

Эксплуатационные характеристики АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев ее выбора, и оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы:

Простоту ввода в действие;

Масштабируемость;

Разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;

Важность протоколирования работы;

Адаптируемость;

Наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Поговорим об этих качествах подробнее.

Ввод системы в действие. При выборе системы надо учесть статистические данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и уточнить состав необходимых мероприятий по ее освоению. Одним из таких мероприятий является обучение пользователей, которое, как правило, совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому крайне желательно, чтобы АИС ДОУ помимо работы с оперативной базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для тренировки всех заинтересованных сотрудников.

Разумеется, современная АИС ДОУ должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).

Следует обратить внимание на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, желательно, чтобы система, хотя бы на первых порах, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.

Так как во многих случаях внедряемая АИС ДОУ заменяет имеющуюся систему учета документов, актуальной задачей становится и импорт в нее ретроспективных данных.

Масштабируемость. Со временем количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно автоматизируются различные подразделения. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность наращивания в широких пределах количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы. АИС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их карточкам, так и ко всем этапам а, включая наложение резолюций руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать, и прочих), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также ролевых групп с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).

В случае, если АИС ДОУ является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФАПСИ средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет отследить всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин на предприятии то и дело изменяются номенклатура дел, структура и состав подразделений. Система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Администрирование и обеспечение надежности. Средства администрирования АИС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АИС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.

АИС ДОУ, представленные на российском рынке

На рисунке представлена в самом общем виде структурная схема АИС ДОУ. Она может иметь двух- или трехзвенную архитектуру.

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений АИС ДОУ:

1) системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД (“Дело” компании “Электронные офисные системы”, LanDocs от Ланит, OPTIMA-WorkFlow производства “Оптимы”, “Кодекс” Центра компьютерных разработок, “Золушка” Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.);

2) русифицированные версии популярных западных продуктов (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.);

3) системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes (CompanyMedia компании “ИнтерТраст”, “БОСС-Референт” фирмы “АйТи”, “Эскадо” от “Интерпроком ЛАН” и др.).

По данным отчета IDC о европейском рынке систем управления документами, опубликованного в феврале 2000 г., на конец 1998 г. лидером была Documentum 4i - 11,1% рынка. Далее за ней следовали (из систем, представленных в Российской Федерации) Lotus (только Domino.Doc) - 4% и DOCS Open - 3%.

Посетители выставки “Управление 2000” в ходе опроса на первые позиции поставили продукты Lotus Notes и “Дело”.

Мы попытались свести в таблицу основные характеристики наиболее популярных систем: “Дело”, Documentum 4i, CompanyMedia, “БОСС-Референт” и LanDocs.

Она не претендует ни на полноту, ни на исчерпывающий анализ рынка и характеристик сравниваемых систем. Все они постоянно развиваются и совершенствуются, и отсутствие тех или иных свойств на момент написания статьи вовсе не является окончательным приговором.

Нам представляется, что отечественный рынок АИС ДОУ еще далек от насыщения. Поскольку современные информационные технологии развиваются значительно быстрее, чем совершенствуются системы управления предприятием, на рынке в любой момент могут появиться и новые АИС ДОУ, обладающие значительно более широким спектром функций и ориентированные на самые разные сферы применения. Тем не менее вышеперечисленные критерии выбора системы, по-видимому, будут актуальны еще довольно долго.

Сравнительные характеристики АИС ДОУ

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Назначение, структура и функции автоматизированых систем ДОУ.

Автоматизированные системы ДОУ представляют собой программные комплексы, направленные на автоматизацию процессов управления.

Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Реализация информационной технологии достигается с помощью системы управления и организационно-методического обеспечения. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются, на наш взгляд, в следующем:

Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

Обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов

Организация документооборота и исполнения документов

Организация контроля исполнения документов

Организация хранения документов, поисковая система.

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Автоматизированная система делопроизводства и документооборота "ГРАН-ДОК" предназначена для государственных и муниципальных структур управления, а также организаций и предприятий, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства.

Система включает в себя три подсистемы

Основные документы организации:

письма граждан;

служебная корреспонденция;

входящие распорядительные документы;

организационно-распорядительные документы организации;

исходящая корреспонденция.

Устные обращения граждан.

Устные обращения представителей организаций.

Внедрение системы электронного документооборота на базе OPTIMA-WorkFlow позволяет отказаться от бумажного ведения дел, что существенно оптимизирует деятельность компаний и государственных учреждений. Благодаря четкой организации системы, структурированию и классификации документов, электронный архив OPTIMA-WorkFlow становится оптимальным решением для компаний разного масштаба.

1С:Документооборот - программный продукт российской фирмы «1С» предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) делопроизводства.

Documentum 4i компании Documentum является одним из признанных лидеров рынка средств управления документами и информационным наполнением. Documentum 4i содержит средства для управления структурированными и неструктурированными документами, обмена большими объемами данных с другими приложениями внутри предприятия и за его пределами. Этот продукт по существу представляет собой открытую масштабируемую платформу, интегрирующуюся с другими инструментами и системами.

Domino.Doc позволяет использовать возможности платформы Lotus Domino/Notes для быстрого построения систем делопроизводства и документооборота с учетом специфических для предприятия бизнес-процессов. С помощью этого продукта можно решать такие задачи, как управление жизненным циклом документа - от авторской разработки до утверждения, распространения и архивирования; распределенное редактирование документа; контроль версий; полнотекстовый поиск; уведомления об изменениях в документах; применение шаблонов; полномасштабные средства идентификации пользователей; средства защиты данных.

Электронный архив или электронная архивная система – это корпоративная информационная система класса ECM (enterprise content management system), автоматизирующая процедуры архивного дела.

«Саперион» Компания «ЭЛАР» разработала систему «Саперион», которая является системой управления ин- формационными ресурсами организации. Ее компоненты могут быть использованы для решения задачи создания электронного архива организации. Особенностью системы является возможность промышленного перевода большого количества бумажных документов в электронный вид. Неудобством при использовании системы может являться единое совместное хранение документов, находящихся «в работе», и исполненных документов. Все документы организации, в том числе и проекты, предлагается сразу сохранять в папке «Архив

АиТ:\Управление персоналом. Занимает определенную долю российского рынка и состоит из следующих модулей: заработная плата; кадровый учет; табельный учет; персонифицированный пенсионный учет; конфигурация системы; учет коллективных и бригадных работ. Для решения других задач кадрового менеджмента, например, аттестации и оценки персонала, могут использоваться дополнительные модули или специализированные продукты третьих производителей.

Процесс автоматизации бухгалтерского учета повлек за собой автоматизацию и других этапов производственного процесса, что впоследствии привело к объединению и созданию программных продуктов, которые полностью от начала до конца автоматизируют весь цикл работы предприятия

1С: Бухгалтерия:

Функционирует в операционной системе Windows;

Предназначена для малых и средних предприятий;

Является универсальной программой;

Имеет множество версий, а именно: «Для бюджетных организаций», «Упрощенная система налогообложения» и т.д.

Для анализа финансово-экономического состояния предприятия могут использоваться следующие программы:

«ИНЭК – Аналитик» - старейшая программа финансового анализа. Она выпускается примерно с 1991 года, имеет несколько тысяч пользователей, рекомендована Управлением по банкротству и т.д. С точки зрения финансового анализа это наиболее сильная система, в первую очередь по методическому наполнению.

Программа финансового анализа - ФинЭкАнали з позволяет решать широкий спектр финансовых задач, ускоряет и повышает качество проведения анализа финансового состояния предприятия и делает его комплексным. Это незаменимый помощник для экономиста, финансового специалиста, бухгалтера и арбитражного управляющего.

С помощью программы проводится анализ финансового состояния предприятий и анализ хозяйственной деятельности.

«1С:CRM ПРОФ» представляет собой инструмент, служащий для регистрации и распределения контактов, проведения и оценки маркетинговых мероприятий, осуществления и контроля основных бизнес-процессов, планирования и анализа продаж. Это универсальное решение, которое можно использовать и как самостоятельную программу и в качестве расширения CRM-функционала конфигураций на платформе «1С: Предприятие 8.0».

Справочно-правовая система «Консультант Плюс» создана АО «Консультант Плюс» и распространяется с 1992г. Система хорошо известна и по состоянию на начало 2005г. занимает одну из лидирующих позиций на территории России. Сеть компании «Консультант Плюс» объединяет более 300 региональных информационных центров, производящих поставку СПС, сервисное обслуживание и передачу информации пользователям.

Система «Гарант » представляет собой справочную систему, которая обеспечивает поиск и работу с различными документами правового характера. В систему входят нормативные документы, комментарии и разъяснения, судебная и арбитражная практика, а также толковые словари.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ) - программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи :

· документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

· обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);

· обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов);

· защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа;

· обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;

· автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования);

· осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов.

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

· во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

· организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

· поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально распределенную структуру организации;

· система автоматизации делопроизводства по сути является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;

· укоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота;

· снижается трудоемкость делопроизводственных операций. Нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз;

· качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота организаций, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов.

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается отечественная действительность. Это в первую очередь общий незначительный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей, особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в их деятельности. В результате дорогостоящие компьютерные сети зачастую используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления, к которым в первую очередь относится управление документационной деятельностью.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В итоге приходится реализовывать дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах их эксплуатации и развития, взаимодействия различных организаций. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.

И, тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они дают возможность децентрализовать делопроизводство в любой степени при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля - вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки для реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделении организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.

Решается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ дает возможность организовать работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест.

АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов приема и т.д.

АС ДОУ формирует единое информационное пространство, предоставляющее управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Эффективное использование корпоративной технологии доку­ментооборота основывается на ее закреплении в регламентирующих документах, существовании «писаных правил» работы сотрудников. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофунк­циональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют к себе вопросы норма­тивно-методического обеспечения .

Иногда можно встретиться с некоторой недооценкой необходи­мости закрепления новых процедур работы в организационно-рас­порядительных документах организации. Логика рассуждений в этом случае примерно такая: автоматизацией занимались и раньше, но никакие документы, кроме инструкции по делопроизводству, не утверждались. Сегодня ситуация меняется, поскольку, как уже отме­чено выше, произошел переход к качественно новым компьютер­ным системам.

Безусловно, инструкция по делопроизводству - это основной документ, определяющий организацию и технологию работ с доку­ментами, в том числе в условиях автоматизации, хотя можно заме­тить, что в практике деятельности предприятий и организаций, осо­бенно созданных в последнее десятилетие, встречаются и иные под­ходы. Например, предприятие решает вопросы оптимизации своей работы. При этом устранение недостатков в организации делопроиз­водства и документооборота на предприятии рассматривается только применительно к конкретным задачам (или, как сейчас чаще гово­рят, к бизнес-процессам). Предлагаемые процедуры работы включа­ются в описания бизнес-процессов, а до новой инструкции по дело­производству дело не доходит. При всей полезности оптимизации отдельных бизнес-процессов следует также иметь в виду и общие вопросы организации ДОУ на предприятии в целом.

Вместе с тем содержание и характер работы в условиях корпора­тивной технологии выходит за рамки традиционного делопроизвод­ства и традиционной инструкции по делопроизводству (порядок подключения пользователей к системе, ведение справочников, рабо­та с электронными файлами и т.п.). Если подобные вопросы вклю­чать в инструкцию по делопроизводству, то можно получить много­страничный документ с разнородной информацией, название кото­рого не будет отвечать его содержанию. Поэтому возникают норма­тивно-методические документы с другими названиями (например, «Инструкция по документационному обеспечению управления» ), более учитывающие особенности работы в условиях корпоративных систем документооборота.

Для конкретной автоматизированной системы ее разработчики составляют «Руководство пользователю». Однако этот документ также не может удовлетворить все потребности, связанные с регла­ментацией документооборота. «Руководство пользователю» высту­пает скорее как справочное пособие, путеводитель по системе. В нем, как правило, дается характеристика всех возможных операций, и при внесении изменений в программное обеспечение может по­требоваться переработка «Руководство пользователю». Регламента­ция же функций конкретных категорий работников требует закреп­ления в организационно-распорядительных документах, в которых должны быть определены обязанности работников по выполнению конкретных функций и операций в автоматизированной системе (к примеру, вносить резолюции и отмечать передачу документа, делать формальные и тематические связки документов, прикреплять к электронной карточке файл документа и т.п.). Требования подобно­го рода носят скорее административный характер и потому вряд ли уместны в «Руководстве пользователю».

Не всегда удобно перегружать подобными требованиями и долж­ностные инструкции работников, поскольку эти требования могут носить единый характер для всех пользователей автоматизированной системы. К тому же есть вопросы, которые должностными инструк­циями или инструкциями по делопроизводству не регламентируются.

Отсюда возникает необходимость в подготовке специального нормативно-методического документа по работе с корпоративной системой документооборота. Могут быть изданы отдельные, но взаимоувязанные по требованиям документы, регламентирующие работу службы ДОУ и структурных подразделений, поскольку функции пользователей системы будут различаться.

Отметим вопросы, требующие регламентации в связи с внедре­нием комплексной системы автоматизации ДОУ.

Общие положения по использованию комплексной системы автоматизации ДОУ назначение системы; порядок установки клиентских мест; регламентация доступа к базе данных; роль службы ДОУ в условиях применения комплексной системы автоматизации ДОУ; требования к подготовке пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ.

Категории документов, работа с которыми осуществляется в комплексной системы автоматизации ДОУ : классификация документов применительно к специфике орга­низации; разграничение функций по регистрации конкретных кате­горий документов; виды документов, для которых используется передача электронных файлов и требования к представлению информации; категории документов, подлежащих сканированию.

Виды работ с документами: перечень видов работ по входящим, исходящим и внутренним документам для службы ДОУ и структур­ных подразделений ; требования к заполнению реквизитов электрон­ных карточек документов и выполнению основных операций; рабо­та исполнителей с документами; контроль за исполнением поруче­ний; порядок передачи на исполнение бумажных документов и их электронных образов.

Контроль за правильностью заполнения информационных полей : организация контроля за правильностью заполнения реквизитов электронных карточек документов и выполнению основных опера­ций; обязанности работников при выявлении отступлений от типо­вых процедур работы в автоматизированной системе (прохождение документа не соответствует типовой технологии или обнаружение неправильно введенной информации); порядок исправления некор­ректных действий пользователей.

Ведение справочников комплексной системы автоматизации ДОУ : организация ведения системных справочников (классификаторов) и порядок внесения изменений (например, в справочники структуры и должностных лиц органи­зации, корреспондентов, видов документов и т.п.); требования к заполнению информационных полей классификаторов.

Основные функции и права системных технологов (админист­раторов) : настройка системы в соответствии с требованиями к организации документооборота и действующей структурой органи­зации; ведение справочников системы; сопровождение системы и взаимодействие со службами технической поддержки; работа с пользователями; участие в организационно-методической работе; обязательность указаний системных технологов (администраторов) о порядке пользования системой.

Данный перечень отражает вопросы, имеющие достаточно об­щий характер. Практика последних лет показала устойчивость этого комплекса вопросов, с которыми сталкиваются организации различ­ных отраслей при внедрении систем автоматизации документообо­рота. Вместе с тем перечень не является исчерпывающим и его кон­кретное наполнение зависит как от специфики организации, так и от возможностей внедряемой технологии.

Из приведенного перечня видно, что к числу наиболее сущест­венных вопросов нормативно-методического обеспечения использо­вания комплексной системы автоматизации ДОУ относится также определение функций системного тех­нолога, т.е. специалиста, выполняющего прикладное администриро­вание системы, ее настройку на конкретную технологию документо­оборота и тем самым обеспечивающего работу остальных пользова­телей. Без такого рода специалистов использование комплексной системы автоматизации ДОУ невозмож­но. Поэтому важно, чтобы их было как минимум двое (чтобы в слу­чае отсутствия одного из них было кому решать текущие вопросы). В организациях, в которых внедряется комплексной системы автоматизации ДОУ, сейчас обязанности та­кого рода специалистов различаются.

Во-первых, обязанности системных технологов поручают как спе­циалистам служб ДОУ, так и специалистам подразделений информа­тизации. На наш взгляд, возможно использовать и тот, и другой ва­риант или даже оба (один технолог из службы ДОУ, а другой - из подразделения информатизации). Вопрос заключается только в ква­лификации специалистов, причем не только в их компьютерной под­готовке, но и знании ими предметной области ДОУ.

Во-вторых, нередко функции системных технологов поручают работникам в дополнение к уже имеющимся обязанностям. Этот ва­риант допустим, но важно, чтобы было найдено их разумное сочета­ние. К тому же в крупных организациях по мере расширения мас­штабов использования корпоративной системы документооборота сфера деятельности системного технолога расширяется.

Ниже приведен примерный перечень функций системного техно­лога, который может быть использован при распределении конкрет­ных обязанностей между работниками.

Работа с пользователями:

o участие в обучении новых пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

o изучение новых версий программного обеспечения и доведе­ние изменений в технологии до пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

o консультации пользователей по вопросам функционирования комплексной системы автоматизации ДОУ;

o исправление ошибочных действий пользователей.

Ведение справочников комплексной системы автоматизации ДОУ:

o подключение новых пользователей к работе в системе (веде­ние справочника пользователей);

o ведение справочника организаций и проверка правильности внесения информации в этот справочник пользователями комплексной системы автоматизации ДОУ;

o систематическое внесение изменений в справочник организа­ционной структуры и должностных лиц;

o ведение справочника «Номенклатура дел»;

o внесение информации в другие справочники, имеющиеся в комплексной системы автоматизации ДОУ.

Настройка и сопровождение комплексной системы автоматизации ДОУ:

o настройка системы на актуальную структуру организации и технологию документооборота (во взаимодействии с руководите­лем службы ДОУ);

o контроль за соблюдением технологической дисциплины;

o контроль личных настроек пользователей;

o учет случаев сбоев в работе системы, информирование разра­ботчика о зафиксированных ошибках в работе программного обеспечения;

o совместно с руководителем службы ДОУ и системным администратором подготовка предложений по совершенствованию программного обеспечения.

Организационно-методическая работа:

o участие в разработке документов, регламентирующих работу пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

o участие в проверках организации работы с документами и ис­пользования комплексной системы автоматизации ДОУ в структурных подразделениях;

o участие в мероприятиях, проводимых службой ДОУ, по совер­шенствованию организации делопроизводства и документооборота в учреждении.

В целом система корпоративной регламентации ДОУ в настоя­щее время может включать в себя:

o организационные и распорядительные документы, подписы­ваемые или утверждаемые руководством организации и обязатель­ные к применению всеми структурными подразделениями (напри­мер, приказ о внедрении системы; порядок установки клиентских мест; график подключения подразделений; временный порядок рабо­ты на период опытной эксплуатации системы; порядок (регламент) работы с документами после внедрения системы в постоянную экс­плуатацию; инструкция по делопроизводству и другие документы);

o организационно-методические документы, подготовленные профильными подразделениями (службой ДОУ, подразделением информатизации и др.), рекомендации по технологии работы, в том числе по конкретным бизнес-процессам;

o информационно-методические и справочные материалы, в том числе информация, размещаемая в Интранет-сети организации, типовые компьютерные формы, шаблоны документов .

Последнее обстоятельство заслуживает специального внимания, так как развитие новых информационных технологий привело к еще одной возможности, важной для корпоративного регулирования ДОУ. В современных условиях использование интернет-технологий и информационно-справочных систем становится существенным элементом информационного обеспечения сотрудников по вопросам ДОУ и использования корпоративной системы документооборота. При использовании данной формы работы представляется возмож­ность не только ответить на конкретные вопросы по организации и технологии документооборота, но и одновременно оперативно довести эту информацию до сведения всех пользователей сетью Интранет- организации.

К рассмотренным вопросам нормативно-методического обеспе­чения в условиях автоматизации важно добавить, что корпоратив­ное регулирование ДОУ связано с использованием не только мето­дов регламентации, но и компонентов корпоративной культуры.

Корпоративная культура - это именно то, что «склеивает» или даже «цементирует» отдельные элементы управления организацией, включая коллектив ее работников. Поэтому одной из функций корпо­ративной культуры, имеющей важное значение и при организации работы с документами, является регулирующая, т.е. формирование и контроль форм поведения, характерных для данной организации, дополняющих или заменяющих в отдельных случаях использование административного воздействия. Носителями корпоративной куль­туры выступают люди. Но устоявшаяся корпоративная культура приобретает самостоятельное значение и становится атрибутом орга­низации в целом, средством корпоративной идентификации .

Формирование корпоративной культуры вовсе не означает, что внутри организации не существуют какие-либо субкультуры. Доми­нирующая культура выражает ключевые ценности, разделяемые большинством. Субкультуры проявляются, как правило, в доста­точно крупных организациях, формируясь на основе специфических функций подразделений (функциональные службы), местных усло­вий (территориальные отделения), особенностей структуры коллек­тива и состава работников. Возможен и иной вариант - в организа­ции не существует доминирующей культуры (либо она пока не сформировалась), а имеются отдельные разрозненные субкуль­туры. В этом случае организационная сплоченность, а иногда и управляемость организацией в целом оставляет желать лучшего. Внедрение корпоративной системы документооборота, которая при­звана выполнять связующую роль, создает предпосылки для повы­шения степени взаимодействия структурных подразделений, форми­рования особенностей стиля работы и деловых контактов, характер­ных для организации в целом