Оформление табеля учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

Табель учета рабочего времени в 2016 году должны вести все работодатели. Форма табеля учета рабочего времени на 2016 год для большинства организаций (за исключением бюджетных учреждений) представляет собой типовой бланк №Т-13 или №Т-12. Работодатели могут использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Из статьи вы узнаете, какой порядок ведения табеля учета рабочего времени, как заполнить табель учета рабочего времени, когда смена частично приходится на ночное время, а также как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно.

Из этой статьи вы узнаете:

• какой порядок ведения табеля учета рабочего времени;
• как заполнить табель учета рабочего времени, когда смена частично приходится на ночное время;
• как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно.

Трудовое законодательство обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником: соответствующая норма закреплена ч.4 статьи 91 Трудового кодекса. Основным учетным документом, как правило, становится табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12, Т-13), требующий ежедневного заполнения. За отсутствие или неправильное оформление такого документа работодатель может привлекаться к ответственности, поэтому всем организациям необходимо добросовестно вести табель учета рабочего времени в 2016 году и контролировать соблюдение работниками установленного режима.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Составление табеля учета рабочего времени на 2016 год

Важность точного учета рабочего времени сложно переоценить: табель с данными о точном количество отработанных персоналом дней и часов служит основанием для расчета заработной платы, используется при формировании статистической отчетности и наглядно подтверждает факт соблюдения или несоблюдения сотрудниками режима рабочего времени, установленного работодателем. Составление табеля учета рабочего времени на 2016 год осуществляется уполномоченным лицом (чаще всего табельщиком или сотрудником кадровой службы) в единственном экземпляре, после чего документ подписывается руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию.

Форма учета табеля рабочего времени на 2016 год

Используемые для учета рабочего времени унифицированные формы Т-12 и Т-13 практически идентичны по составу реквизитов. Напомним, что организации могут использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Визуально форма учета табеля рабочего времени на 2016 год представляет собой таблицу, в которой учитываются явки и неявки на работу сотрудников предприятия (каждому работнику присваивается свой табельный номер и отдельная строка). Заполнять бланк можно двумя способами: ежедневно отмечать все явки и неявки либо отмечать только опоздания сотрудников, их отсутствие на рабочем месте и прочие виды отклонений от нормального режима работы. При заполнении используются кодовые отметки - буквенные или цифровые. Вот некоторые из них:

• явка на работу - Я (01);
• вахтовый метод - ВМ (05);
• служебная командировка - К (06);
• работа в ночное время Н (02);
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск - ОТ (09);
• дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением - У (11);
• повышение квалификации с отрывом от работы - ПК (07);
• отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением ребенка - Р (14);
• временная нетрудоспособность с назначением пособия - Б (19);
• временная нетрудоспособность без назначения пособия - Т (20);
• прогул - ПР (24);
• выходной или нерабочий праздничный день - В (26);
• время простоя по вине работника - ВП (33);
• невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей - Г (23).

Заполняется форма следующим образом: в графы 2-3 вносятся сведения о работнике (должность, ФИО, табельный номер), в графе 4 ставится код явки или неявки на работу. Каждый календарный день отмечается в отдельной клетке. Под кодовым обозначением прописывается количество отработанных за рабочий день часов; если учет рабочего времени ведется в днях, нижнюю клетку можно не заполнять.

В графе 5 отражается количество дней и часов, отработанных в течение половины месяца, в графе 6 - аналогичные показатели за месяц. Бланк Т-13 содержит графы 7-9, предназначенные для фиксации сведений об оплате труда: в них проставляются кодовые обозначения вида оплаты труда (например, оплата труда и командировочные - код 2000, оплата отпускных - 2012, оплата больничного - 2300 и т. д.). В оставшиеся графы таблицы вносятся данные о причинах опозданий и неявок на работу.

Вопросы, возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени

Далеко не всегда работодатели соблюдают тонкости заполнения, хранения и применения форм Т-12 и Т-13. Ответы на самые актуальные вопросы, возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени, помогут не допустить ошибок.

Как долго нужно хранить заполненный табель рабочего времени?

Согласно ст.586 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», табель нужно хранить не менее 5 лет, а если он применялся для учета рабочего времени сотрудников, занятых на тяжелых или вредных работах, срок хранения продлевается до 75 лет.

Какие этапы движения табеля учета рабочего времени следует предусмотреть при разработке локальной документации, регламентирующей правила его составления и движения?

Стандартный путь, который проходит табель учета рабочего времени, состоит из пяти этапов:

• оформление;
• контроль правильности составления;
• передача на подпись;
• передача в бухгалтерию;
• передача на последующее хранение в соответствии с принятыми в организации нормами (в кадровую службу, в архив и т. д.).

Составляя график документооборота, обязательно внесите в него все учетные документы, в том числе и табель, сделав небольшую поправку на специфику оформления бланка (длительность составления, возможные задержки представления работниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время, потраченное на внесение исправлений).

Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?

Законодательство предусматривает возможность заполнения табеля не только табельщиками (тем более что далеко не на каждом предприятии предусмотрена такая должность), но и другими уполномоченными лицами. В зависимости от принятой системы учета рабочего времени эти обязанности могут делегироваться сотруднику кадрового отдела, специалисту по кадрам или руководителю структурного подразделения. Данный нюанс следует отразить в должностной инструкции и трудовом договоре сотрудника, занимающегося заполнением табеля.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно?

Если сотрудник работает дистанционно, работодатель все равно должен вести учет его рабочего времени (). Законодательство предусматривает два способа учета рабочего времени в табеле: метод сплошной регистрации явок и неявок на работу и метод регистрации только отклонений – неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.. Для учета времени, отработанного дистанционным сотрудником, можно использовать любой из этих методов.

Если в организации есть дистанционные работники, порядок учета их рабочего времени можно отразить в локальном акте (ст. 8 ТК РФ).

Специфике дистанционной работы больше соответствует метод регистрации отклонений, так как табельщик не владеет информацией о явках сотрудника на работу. Если неявок, переработок и т. д. нет, то в табель заносят лишь итоговые данные о результатах работы сотрудника за первую и вторую половины месяца. В случае ведения табеля методом отклонений в табеле не нужно регистрировать рабочие дни. Незаполненная клетка табеля означает рабочий день.

Однако если вести табель на дистанционного работника методом отклонений, могут возникнуть сложности технического характера (при внесении сведений в программу «1С» и др.). В этом случае удобнее метод сплошной регистрации явок и неявок.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени в 2016 году

Несмотря на простой алгоритм, заполнение формы Т-12 или Т-13 может вызывать определенные затруднения. Чтобы упростить задачу, можно просто скачать и распечатать готовый бланк табеля, а затем оформить его, руководствуясь образцом заполнения. В нашей базе кадровых документов представлен образец заполнения табеля учета рабочего времени в стандартных ситуациях, а также варианты его оформления в особых обстоятельствах (когда сотрудник работает по совместительству или по графику «сутки через трое», берет дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом, выходит на неполное рабочее время в период отпуска по уходу за ребенком и т. д.).

Приведем пример заполнения табеля в ситуации, когда смена частично приходится на ночное время.

Напомним, что ночным считают время с 22.00 до 6.00. Работу в этот период оплачивают в увеличенном размере. Если часть смены попадает на дневное время, а часть – на ночное, работу днем отмечают буквенным кодом «Я», а ночью – кодом «Н». В нижней строке указывают продолжительность работы в часах и минутах. Можно ставить коды через дробь или добавить в табель дополнительные строки.

Работодателем в обязательном порядке должен вестись учет отработанного времени по каждому работнику. Данный факт прописан в статье 91, части 4 ТК РФ. В данной статье можно бесплатно скачать и ознакомиться с бланком табеля учета рабочего времени (УРВ) на 2016г., а также с образцом заполнения данного табеля

Известно, что табель необходимо вести в следующих формах:

1. Т-12 - форма, применяемая при УРВ, а также расчета оплаты труда.
2. Т-13 - табель УРВ.

На данной страничке доступен табель УРВ на 2016г. для бесплатного скачивания:

Табель УРВ на 2016г. (образец)

Форма №Т-13:

Форма №Т-12:

Правила заполнения табеля УРВ в 2016г.

Сразу стоит отметить, что формы Т-12/Т-13 применяются при учете времени, которое было фактически отработано/неотработанно каждым работником фирмы/организации в отдельности. Это необходимо для осуществления контроля над следованием работниками общего установленного режима рабочего времени (РВ), для информирования относительно отработанного времени, расчета оплаты труда, составления статистического отчета по труду. Если осуществляется раздельное ведение УРВ, а также расчета с персоналом относительно оплаты труда, то возможно применение раздела 1, который называется «Учет рабочего времени» табеля формы №Т-12, как самостоятельного документа (заполнение раздела 2 под названием «Расчет с персоналом по оплате труда» здесь не понадобиться). Что касается формы №Т-13, то ее следует применять при УРВ.

Табель УРВ в 2016г. необходимо составлять только в одном экземпляре лицом, имеющим необходимые полномочия для этого. Далее он относится на подпись к руководителю структурного подразделения, к работнику кадровой службы, переходит в отдел бухгалтерии.

Отметки в табеле относительно причин неявок на работу, работы по системе неполного РВ/превышенного установленного времени по желанию работника/работодателя, сокращенной продолжительности РФ и тому подобного должны производиться согласно документам, оформленным соответствующим образом. Таковыми документами являются:

1. Листки нетрудоспособности.
2. Справки относительно выполнения государственных/общественных обязанностей/работ.
3. Письменные предупреждения относительно простоя.
4. Заявления относительно совместительства.
5. Согласия работников в письменном виде на сверхурочную работу только в тех случаях, которые были установлены законодательством и тому подобное.

Чтобы отразить ежедневные затраты РВ за месяц относительно каждого работника в отдельности, в табеле имеются специально отведенные строки:

1. В форме №Т-12 - здесь графа 4, графа 6 - две строки.
2. В форме №Т-13 - здесь графа 4 - четыре строки (на каждую половину месяца - по 2 строки), а также графа 15, графа 16.

В формах №Т-12 и №Т-13, а именно в графах 4,6, верхние строки используются для того, чтобы там иметь возможность отмечать условные обозначения (коды) затрат РВ, а нижние - для осуществления записей относительно продолжительности отработанного/неотработанного времени (минуты, часы) по специальным кодам затрат РВ на определенную дату. Если есть необходимость увеличить количество граф с целью проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, это вполне допустимо. К примеру, необходимо отметить время начала и окончания работы в условиях, которые отличаются от общепринятых.

В ходе заполнения граф 5,7 табеля формы №Т-12 в верхних строках следует проставить количество отработанных дней, а в нижних - количество часов, которые были отработаны каждым работником в отдельности за учетный период.

В табеле отражаются затраты РВ. Также можно воспользоваться методом сплошной регистрации явок/неявок на работу, регистрации исключительно отклонений (опоздания, неявки, сверхурочные часы и тому подобное). Отражая неявки на работу, если их учет ведется по дням (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуска по причине обучения, время на выполнение государственных/общественных обязанностей и тому подобное), в табеле в верхней его строке в соответствующих графах следует проставить исключительно коды условных обозначений, а в нижней - оставить незаполненными.

Составляя табель согласно форме №Т-12, в разделе 2, предусмотренном на один для всех работников вид оплаты, а также корреспондирующий счет, заполнять следует графы с 18 по 22, а предусмотренном для каждого работника в отдельности - с 18 по 34.

Форма №Т-13, именуемая «Табель УРВ» используется в ходе автоматизированной обработки учетных данных.

Составляя табель согласно форме №Т-13:

1. Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты исключительно по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, являющемуся общим для работников, которые включены в табель, то необходимо заполнять реквизиты «код вида оплаты», а также «корреспондирующий счет» над таблицей, имеющей графы с 7 по 9 и графу 9 (здесь заполнять графы 7, 8 не нужно).
2. Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты по нескольким типам оплаты и корреспондирующих счетов, необходимо заполнять графы с 7 по 9. Дополнительный раздел со сходными номерами граф предусматривается для заполнения соответствующих данных по видам оплаты, если их более четырех.

Бланки табеля согласно форме №Т-13, в которых частично заполнены реквизиты, могут изготавливаться с применением средств соответствующей вычислительной техники. К таковым реквизитам можно отнести.

Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель - это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

1. Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
2. Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе - 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке - 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Порядок применения табеля

Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.

Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.

При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.

В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров - 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов - 2300 и т. д.

Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.

При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.

Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.

Табель учета рабочего времени образец заполнения

Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке - для какого структурного подразделения составляется этот табель.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После этого заполняется основная часть документа.

Графа 1 - номер по порядку строки в данном табеле

Графы 2 и 3 - Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой - в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Основные коды для заполнения посещаемости:

• Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
• К – если сотрудник находится в служебной командировке.
• В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
• ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
• Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
• ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
• Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
• ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
• НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.

В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца - дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

Основные коды по оплате труда:

• 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
• 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
• 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
• 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.

В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте - здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.

Нюансы

К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».

Неявка сотрудника на работу

Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия - больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.

Болезнь во время отпуска

Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.

Праздник во течении отпуска

Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).

Каждому работодателю вменяется вести учет фактически отработанного персоналом времени, согласно требований ТК РФ. Исключений для организаций с разными формами собственности и даже для индивидуальных предпринимателей - нет.

Особенности учета рабочих часов

Вести учет рабочего времени бухгалтерия предприятия может по одному из 2-х вариантов:

• поденным способом, при котором ведется учет каждого дня;
• суммированным, в случае, когда не удается установить ежедневную продолжительность трудового дня у сотрудника.

Нормами Трудового Кодекса длительность рабочей недели должна составлять 40 часов.

Но именно для второго варианта учета этот показатель может отклоняться от норматива. Зато на протяжении отчетного периода все фактические переработки должны компенсироваться недоработками. В данном случае отчетным периодом может служить хоть месяц, хоть квартал.

Продолжительность рабочей недели в 40 часов предусмотрена для совершеннолетних работников. Для тех, кто не достиг пока 16 лет – это 24 часа в неделю.

Для начала ведения суммированного учета рабочего времени в компании, достаточно издать приказ руководителя, который может быть создан в произвольной форме.

Для того, чтобы табель по учету за отработанным временем персонала велся правильно и своевременно, назначьте ответственное лицо по учету. Такие обязанности прописываются внутренним нормативным документом фирмы, и чаще всего возлагаются на кадровика, секретаря, бухгалтерию и т.п.

Отличия бланков табелей рабочего времени

Ведется этот важный документ на бланке форм Т12 либо Т13. Разрешается разработка и собственного бланка, если он будет содержать все необходимые реквизиты (они указываются в Законе №402-ФЗ).

Выбранную форму можно закрепить приложением к приказу по предприятию.

Если в организации не налажен автоматический учет присутствия персонала на рабочем месте, применяйте стандартную форму Т-12 .

С ее помощью предусмотрены возможности для контроля отработанного сотрудниками времени и по учету произведенных им выплат.

Если эти показатели ведутся у вас отдельно, можно заполнять только 1-й раздел под названием «Учет рабочего времени». В этом случае он и будет самостоятельным бланком.

Форма Т13 используется в тех компаниях, на которых налажен контроль входа и выхода персонала в автоматическом режиме с помощью пропускных систем контроля доступа.

Это позволяет сократить временные издержки по учету, и для этих целей лучше подойдет форма Т13, поскольку в ней не предусмотрено отображение данных по оплате труда.

В табелях обеих форм располагаются графы, которые требуют обязательного занесения данных. Это число появлений на рабочем месте или отсутствий с указанием причин невыхода, сведения о сверхурочной работе или переработках, сведения о командировках и простоях в процессе производства.

Именно на основании Табеля учета каждому из сотрудников производится начисление заработной платы.

Для этого используются тарифные ставки согласно сетки должностных окладов. Одновременно учитывается фактически отработанное количество часов.

Под повременную оплату труда подпадают сотрудники вспомогательных типов производств, а также руководители компаний.

Эта же ситуация имеет место в случае оплаты труда совместителей. А вот при сдельной форме оплаты труда вознаграждение рассчитывают на основании расчетного табеля, наряда на работы, маршрутных листов и других подобных бланков.

Благодаря разнообразию предусмотренных для оплаты труда возможностей, каждая бухгалтерия может выбирать для определенной категории персонала ту или другую форму занятости и оплаты.

Заполнение и обработка табеля

Бланк табеля по учету отработанного рабочего времени составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре. В него заносят данные о фактических выходах на работу сотрудника или неявках на рабочем месте, о сокращенной продолжительности трудового дня и так далее.

В случае необходимости разрешается добавление количества граф для отображения дополнительных критериев. Затраты на рабочее время могут отображаться в табелях регистрацией только невыходов на работу с указанием причин.

Бланки табелей могут изготавливаться с использованием современных печатных технических средств. В этом случае часть реквизитов может быть уже заполнена, например:

• структурное подразделение компании;
• ФИО работника;
• профессия и специальность сотрудника;
• табельный номер.

Это сведения, которые относятся к разряду постоянных и потому редко подлежат изменениям. На основании заполненного табеля производится начисление оплаты труда, контролируется соблюдение режима рабочего времени персоналом и составляется статистическая отчетность.

Кроме того, форма служит основанием при проверке инспекциями по охране труда – на основании ее смотрят, не было ли нарушений по допустимой продолжительности рабочего времени и нарушений трудового законодательства вообще.

Неправильное заполнение табеля влечет штрафы для руководства в сумме 1000-5000 рублей, а для самого предприятия 30-50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАп).

Заполняется табель, как уже говорилось выше, уполномоченным лицом, а подписывается сотрудником, ответственным за кадровый учет и начальником структурного подразделения. После этого документ передается в бухгалтерию для произведения начислений заработной платы.

Время, отработанное в компании в праздничные дни, отражается при помощи специальных кодов. За выход на работу в такие дни сотруднику полагается двойной размер оплаты, равно как и дополнительный день для отдыха.

В табелях такие ситуации отмечают кодировкой РВ.

Необходимость своевременного отображения данных

Рассмотрим пример: работник одного из предприятий уехал в медицинское учреждение, предупредив отдел кадров о том, что подтверждающим документом станет больничный лист. Однако согласно предоставленной им справке, речь шла о получении медицинской консультации.

В этом случае, причиной отсутствия на рабочем месте стала не болезнь, а собственная инициатива сотрудника. А, значит, такая неявка может расцениваться прогулом со всеми вытекающими отсюда последствиями.

За такие дни в табеле будет проставляться отметка с кодом «НН». Для периодов командировок в табель заносятся отметки «К».

Необходимость правильного заполнения табеля обусловлена еще и тем, что Фондом соцстрахования могут быть не засчитаны затраты компании по листку нетрудоспособности. Невозможно будет подтверждение количества отработанных работником дней, а это необходимо для правильного расчета вознаграждения.

Изменения в табелях учета рабочего времени в 2016 году

В 2016 году изменений, касающихся форм бланков по учету рабочего времени, не запланировано.

Табель учета рабочего времени на 2016 год: сложности с больничными

При расчете и оформлении детских больничных в любой момент вы можете столкнуться с двумя ситуациями. Во-первых, сотрудница может принести вместо листка нетрудоспособности за дни болезни ребенка справку от врача. Во-вторых, филиал ФСС РФ может отказать в возмещении детского больничного, если сотрудница при этом была в отпуске по уходу за ребенком, но работала неполный день. В обеих ситуациях совершенно не ясно, как отразить нетрудоспособность в табеле учета рабочего времени и внести эти дни в справку о заработке.

Табель учета рабочего времени, когда вместо больничного листа - справка

Количество дней больничного, которые должна оплатить компания, зависит от возраста ребенка. Например, если болеет малыш младше 7 лет, то пособие оплачивают не более чем за 60 календарных дней за год, если возраст ребенка от 7 до 15 лет - не более 45 календарных дней (ст. 6 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если этот предел превышен, за сверхлимитные дни нетрудоспособности пособие не назначают. Исходя из этого некоторые врачи сверхлимитные дни по уходу за ребенком оформляют справками, а не больничными листками.

Однако законодательство не предусматривает другого документа о временной нетрудоспособности, кроме больничного листка (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). И даже чиновники считают, что врач должен выписать больничный листок на весь период ухода за ребенком, в том числе за сверхлимитные дни (письмо ФСС России от 19 декабря 2014 г. № 17-03-14/06–18772).

Тем не менее, справка от врача подтверждает, что работа пропущена по уважительной причине. Принять ее в качестве оправдательного документа можно. Если же количество дней по уходу за ребенком еще не превысило лимит, для для пособия нужен листок нетрудоспособности.

Проставьте в табеле те же коды, как если бы на сверхлимитные дни сотрудник принес больничный. А именно дни болезни ребенка, подтвержденные листком нетрудоспособности, обозначьте в табеле кодом «Б». А дни, которые врач оформил справкой, - кодом «Т» (больничный без назначения пособия).

Причина отсутствия на работе уважительная, и это подтверждает справка от врача. Именно поэтому нельзя оформлять эти дни как прогул, и отправлять сотрудника в отпуск за свой счет тоже нет смысла, к тому же это сократит отпускной стаж работника. Ведь время детского больничного, в том числе учтенного в табеле на основании справки врача, входит в этот стаж полностью. А отпуск за свой счет - только в пределах 14 календарных дней за рабочий год (ст. 121 ТК РФ).

Такую справку в день увольнения вы обязаны выдавать каждому сотруднику (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Среди прочего в ней нужно указать и время ухода за больными детьми. В том числе в ней нужно привести и те дни, пособие за которые вы не выплачивали. Даже если они оформлены не больничным, а справкой.

Табель учета рабочего времени, когда сотрудница на неполном дне

Сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, имеет право выйти на неполный рабочий день и при этом продолжать получать ежемесячное пособие. Причем, если она заболеет сама или заболеет ее ребенок, врач должен выдать больничный (п. 23 Порядка № 624н), а компания оплатить его. В таком случае сотруднице одновременно положено и пособие по уходу за ребенком, и больничные, связанные его с болезнью. Ведь у этих двух пособий разные основания для выплаты.

Но специалисты некоторых филиалов ФСС РФ считают, что в такой ситуации больничное покасобие работнице не положено. По их мнению, чтобы получить больничные, она должна прервать отпуск по уходу за ребенком. В ФСС нам подтвердили, что такая позиция незаконна. Поэтому компания должна назначить пособие. А если филиал фонда откажется его возмещать, можно жаловаться руководителю этого филиала или в региональное отделение ФСС РФ.

Какие коды поставить в табеле учета рабочего времени

Отпуск по уходу за ребенком до трех лет обозначайте кодом «ОЖ». В рабочие дни сотрудницы рядом с кодом «ОЖ» ставьте также код «Я» (явка). А дни, когда сотрудница должна была выйти на работу, но не пришла из-за болезни ребенка, - кодом «Б» (или «Т», если дни болезни сверхлимитные).

Пример
Работница ООО «Пионер» Свиридова И.С. ухаживала за больным ребенком с 12 по 26 декабря 2016 года включительно (всего 15 календарных дней). Из них пять дней - сверхлимитные (с 22 по 26 декабря). Возраст ребенка на момент заболевания один год и пять месяцев. Сотрудница находится в отпуске по уходу за этим ребенком и при этом с 11 января 2016 года вышла на неполную рабочую неделю.
Так как сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, в табеле учета рабочего времени бухгалтер все дни декабря обозначит кодом «ОЖ». Одновременно дни, когда сотрудница выходила на работу - 1 декабря, с 5 по 8 декабря, с 27 по 29 декабря - бухгалтер обозначил кодом «Я», дни оплачиваемого больничного (с 12 по 21 декабря) - кодом «Б», а сверхлимитные дни (с 22 по 26 декабря) - кодом «Т».
Каким получится табель учета рабочего времени на 2016 год, смотрите в образце.

Как заполнить справку о заработке

Если сотрудница, которая работала по сокращенному графику и брала детский больничный в 2015 году, уволится в 2016 году, то обязательно встанет вопрос: как заполнить справку о заработке и исключаемых периодах? Во-первых, в разделе 3 справки нужно указать всю сумму начисленной зарплаты. А во-вторых, в разделе 4 - все дни отпуска по уходу за ребенком, то есть включая те дни, когда сотрудница работала неполный рабочий день (письмо ФСС РФ от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12–7942).

Кроме того, по общему правилу нужно показать и время, когда сотрудница брала больничный по уходу за ребенком. Однако в данном случае это не имеет никакого смысла, поскольку дважды исключить один и тот же период все равно не получится. Но если вы все же укажете в справке периоды временной нетрудоспособности, которые накладываются на время отпуска по уходу, ошибкой это не будет. При этом само количество исключаемых дней в справке должно соответствовать фактическому.

Например, весь 2015 год работница была в отпуске по уходу и работала неполный день. Кроме того, она оформляла больничные в общей сложности на 25 дней. Тогда в справке должно стоять 365 исключаемых дней. Указывать сумму (390 дней) не нужно. Но если вы затем расшифруете все исключаемые периоды, то есть покажете и отпуск по уходу, и периоды болезни, справку можно не переделывать.

Табель учета рабочего времени на 2016 год (образец)

1. Учет использования рабочего времени

По материалам: blog.ksio.ru и glavbukh.ru

Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.

Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).

Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Заполнение формы Т-13

Табель можно заполнять 2 способами:

Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)

Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня

Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.

Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).

Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.

Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.

Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:

Я – полностью отработанный рабочий день

В – выходной или праздничный день

К – служебная командировка

Б – временная нетрудоспособность (больничный)

ОТ – основной оплачиваемый отпуск

Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.

Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.

Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.

При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.

Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты

Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.

Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.

Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).

- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -